Ghid RO e-Factura pas cu pas: Ce trebuie să știi despre facturile electronice și relația cu ANAF

De la 1 ianuarie 2025, toate SRL-urile din România trebuie să folosească sistemul RO e-Factura pentru a transmite facturile către clienți. Poate părea complicat la început, dar dacă știi regulile de bază, lucrurile devin mult mai simple.

Acest ghid îți arată pas cu pas ce înseamnă e-Factura, când ești obligat să o folosești, cum te înregistrezi în sistem și ce termene trebuie să respecți pentru a evita amenzi.

Ce este e-Factura și cine este obligat să o folosească

Ce este e-Factura? RO e-Factura este platforma națională prin care facturile emise între firme sau către clienți se transmit direct către ANAF, în format electronic. Este modul în care statul a ales să digitalizeze facturarea și să reducă birocrația, atât pentru tine ca antreprenor, cât și pentru autorități.

Pe scurt, e-Factura înseamnă:

👉facturi standardizate și mai ușor de verificat;

👉mai puține dispute comerciale („nu am primit factura”);

👉evidență clară pentru toate tranzacțiile firmei tale.

Din 2025, toate SRL-urile sunt obligate să folosească sistemul:

B2B: către alte firme și PFA-uri (obligatoriu din 2024)

B2G: către instituții publice (obligatoriu din 2022)

B2C: către persoane fizice (obligatoriu din ianuarie 2025)

Cine folosește e-Factura? Trebuie să o folosească toate SRL-urile care desfășoară activități economice, indiferent dacă sunt plătitoare sau neplătitoare de TVA, dacă sunt pe regim de microîntreprinderi sau pe impozit pe profit. Practic, dacă ai un SRL cu activitate economică, ești inclus.

Acum că știi ce este e-Factura și cine o folosește, hai să vedem obligațiile specifice pentru SRL-uri din 2025.

E-factura pentru SRL-uri - obligații din 2025

De la 1 ianuarie 2025, obligația de a folosi RO e-Factura s-a extins și pentru relația cu persoanele fizice (B2C). Asta înseamnă că, pe lângă facturile către firme (B2B) și instituții publice (B2G), și facturile către consumatori trebuie transmise prin sistemul național.

📌 Excepție importantă: facturile simplificate (de exemplu bonurile fiscale care conțin CUI sau facturile sub 400 euro, conform art. 319 alin. (12) Cod Fiscal) nu trebuie raportate prin RO e-Factura.

Din 1 iulie 2025, s-au încheiat perioadele de grație, iar pentru facturile B2C netransmise se aplică amenzi. Cele mai expuse sunt SRL-urile din retail, servicii și comerț online, unde fluxul de facturi către persoane fizice este constant.

Pentru a rămâne conform, este nevoie să:

👉îți adaptezi programele de facturare, astfel încât să fie compatibile cu RO e-Factura;

👉stabilești proceduri interne clare pentru transmiterea în termen (maxim 5 zile de la emitere);

👉verifici periodic SPV-ul ANAF pentru erori sau notificări.

Înregistrare în registrul RO e-factura - pași esențiali

Dacă tocmai ți-ai înființat SRL-ul, unul dintre pașii obligatorii este înregistrarea în sistemul RO e-Factura. Fără acest lucru, nu vei putea transmite facturile către clienți conform legii.

Acesta este unul dintre pașii esențiali, alături de alte obligații după înființarea unui SRL, care asigură conformitatea fiscală. E ca și cum ai obține o carte de identitate digitală pentru SRL-ul tău.

📌 Când trebuie să faci înregistrarea?

Ideal imediat după ce ai primit certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului și ai deschis contul bancar al firmei.

Nu există o perioadă de grație pentru înscriere: din momentul în care emiți prima factură, ea trebuie să fie transmisă și prin RO e-Factura.

Paşi practici pentru înregistrarea în Registrul RO e-Factura (prin SPV)

1. Obţine un certificat digital calificat

Trebuie să ai un certificat digital valid, emis de o entitate acreditată. Fără certificat nu poţi activa accesul pentru firma ta la SPV cu drept de reprezentant legal. 

Poate fi: pe token hardware sau în cloud, în funcţie de ce oferă furnizorii de certificate digitale. 

2. Verifică documentele firmei

Asigură-te că ai la îndemână:

👉Certificat de înregistrare la Registrul Comerţului (sau certificat constatator recent)

👉Actul constitutiv sau documentul care atestă structura firmei şi cine e reprezentant legal

👉Act de identitate al reprezentantului legal (administrator)

👉CUI, adresa completă, coduri CAEN etc. 

3. Accesează site-ul ANAF și intră în SPV

Mergi pe site-ul oficial ANAF → Servicii Online → „Spațiul Privat Virtual (SPV)” → alegi „Înregistrare utilizatori persoane juridice / entități fără personalitate juridică”. 

Selectează varianta de înregistrare cu certificat digital. 

4. Completează formularul de înregistrare

În formular vei introduce:

👉CUI-ul firmei

👉Denumirea firmei

👉Datele reprezentantului legal (nume, act de identitate, calitate în firmă)

👉Date de contact (email, telefon)

👉Adresa firmei, cod CAEN etc. 

5. Încarcă documentele justificative

Documente necesare de obicei:

👉actul de identitate al administratorului / reprezentantului legal

👉document din care să rezulte calitatea de administrator sau împuternicit (Act constitutiv / decizie de numire etc.)

👉document de confirmare pentru certificatul digital (acel “document de confirmare” emis de furnizorul de certificat digital) 

6. Trimite cererea și aşteaptă confirmarea

După ce completezi şi încarci toate documentele, trimiţi cererea online.

Vei primi confirmare pe SPV + email. Verifică dacă nu sunt mesaje care cer completări. 

Durata de aprobare variază: de la câteva ore până la câteva zile, în funcție de corectitudinea documentelor. 

7. Verifică dacă s-a făcut înscrierea în Registrul RO e-Factura

În SPV, verifică dacă firma apare în Registrul RO e-Factura. Dacă da, poţi începe să emiţi / trimiţi facturi prin sistem. 

Dacă firma nu apare, verifică dacă nu există notificări de la ANAF care cer documente suplimentare.

📍 Practic: rezolvă această etapă în paralel cu celelalte formalități de după înființare (deschiderea contului bancar, declararea vectorului fiscal etc.), ca să fii pregătit de la început să emiți facturi conform legii.

💡 Dacă nu vrei să faci singur acești pași, poți apela la un contabil sau la un serviciu digital de facturare și contabilitate. Ei se ocupă de tot procesul pentru tine, astfel încât să fii înregistrat corect și la timp în RO e-Factura.

Transmitere e-factura - termene și proceduri

E important să respecți termenele de transmitere e-factura ca să nu primești amenzi. Termenul legal este de maximum 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar calculul acestui termen a generat multe controverse în practică.

Cum se calculează corect termenul de 5 zile?

Conform clarificărilor oficiale ANAF și regulilor din Codul Civil:

👉Nu se ia în calcul ziua emiterii facturii (prima zi)

👉Se numără 5 zile calendaristice începând cu ziua următoare emiterii

👉Dacă ziua a 5-a cade într-o zi nelucrătoare (sâmbătă, duminică, sărbătoare), termenul se prelungește automat până în prima zi lucrătoare următoare

Exemplu practic:

Factură emisă: Joi, 5 august

Termenul începe să curgă: Vineri, 6 august (ziua 1)

Se numără: Vineri (ziua 1), Sâmbătă (ziua 2), Duminică (ziua 3), Luni (ziua 4), Marți (ziua 5)

Termenul final: Până la sfârșitul zilei de marți, 10 august

Dacă marțea ar fi fost sărbătoare, termenul s-ar fi prelungit până miercuri, prima zi lucrătoare

Cum transmiți facturile

Poți încărca fișierele XML direct în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF.

Sau poți folosi un program de facturare integrat, care generează și transmite automat facturile în formatul corect.

Majoritatea SRL-urilor aleg varianta a doua, fiind mai rapidă și cu risc redus de erori.

Amenzile pentru nerespectarea termenului:

Contribuabili mari: între 5.000 și 10.000 lei

Contribuabili mijlocii: între 2.500 și 5.000 lei

Alte persoane juridice (majoritatea SRL-urilor): între 1.000 și 2.500 lei

Dacă primești o factură care nu a fost trimisă prin sistemul național, riști o amendă egală cu 15% din valoarea facturii dacă o înregistrezi în contabilitate.

E-factura pentru SRL-uri - aspecte specifice și diferențe

Deși RO e-Factura se aplică uniform, există aspecte specifice importante pentru SRL-uri pe care trebuie să le cunoști.

Particularități pentru facturarea în valută:

👉Poți emite facturi în EUR sau alte valute

👉XML-ul transmis către ANAF trebuie să conțină obligatoriu și echivalentul în RON la cursul BNR

👉Programele de facturare profesionale fac această conversie automat

Facturi storno și corecții:

👉Dacă ai greșit o factură, nu o poți șterge din sistem

👉Emiți o factură de corecție (storno) cu sume negative

👉Și factura storno trebuie transmisă prin e-Factura în același termen de 5 zile

Integrare cu cheltuielile deductibile:

👉Toate facturile de cheltuieli primite prin SPV pot fi folosite direct în contabilitate

👉Se reduc erorile de evidențiere a cheltuielilor

👉Mai ușor de verificat la controalele ANAF

Validare e-factura și gestionarea erorilor

Orice factură transmisă prin sistem trece automat printr-un proces de validare ANAF. Practic, este un „control de calitate” care verifică dacă fișierul XML respectă structura și regulile stabilite.

Dacă sistemul găsește erori, le arată într-o listă de erori e-Factura, unde explică exact ce trebuie corectat. Erorile comune pentru SRL-uri sunt:

Erori frecvente pentru SRL-uri:

👉CUI completat greșit (nu se folosește prefixul „RO”)

👉Coduri CAEN care nu corespund activității declarate

👉Cote de TVA aplicate incorect

👉Adrese incomplete sau care nu coincid cu cele din Registrul Comerțului

Cum gestionezi erorile eficient:

👉Verifică mereu notificările din SPV după transmitere

👉Corectează rapid problemele - ai 5 zile la dispoziție

👉Folosește aplicația de validare ANAF înainte de transmitere

👉Ține la zi datele în Registrul Comerțului ca să eviți conflictele

Excepții de la transmiterea prin RO e-Factura

Chiar dacă majoritatea facturilor trebuie raportate în sistemul ANAF, legea prevede și câteva situații de excepție:

1. Facturi și tranzacții

Facturi simplificate – bonuri fiscale cu CUI sau facturi sub 400 euro;

Operațiuni pentru care nu există obligația emiterii facturii – ex: anumite servicii scutite de TVA (medicale, educaționale) sau tranzacții în afara sferei TVA (subvenții, despăgubiri, vânzări de acțiuni);

Exporturi către țări din afara UE;

Livrări intracomunitare către clienți cu cod TVA valid din alt stat UE;

Tranzacții cu firme nestabilite în România, dacă acestea nu au optat pentru RO e-Factura.

2. Excepții temporare sau sectoriale

Institute și centre culturale ale altor state (scutite până în iulie 2025);

Anumite servicii medicale cu reglementări speciale;

Tranzacții punctuale exceptate prin ordine ANAF.

3. Situații specifice B2C

Dacă persoana fizică nu are cod fiscal, poți folosi un cod generic (13 cifre de zero).

Atenție: identificarea greșită duce la respingerea facturii.

📌 Important: lista de excepții poate fi modificată prin noi reglementări, așa că verifică periodic actualizările oficiale pe site-ul ANAF.

Descărcare e-factura ANAF și utilizarea sistemului

Toate facturile emise și primite de SRL-ul tău se găsesc în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF.

Nu există o aplicație separată „e-Factura ANAF”. Le accesezi direct în SPV sau printr-un program de facturare compatibil, care le preia automat.

Dacă emiți câteva facturi, le poți gestiona manual din SPV. Pentru volume mai mari, e mai simplu un program de facturare integrat.

Funcții utile: istoric complet, căutare după client/perioadă, export în Excel și integrare directă cu contabilitatea.

📌 Practic: verifică zilnic SPV-ul sau folosește un soft care face asta pentru tine, ca să nu ratezi facturi sau erori.

Întrebări frecvente pentru SRL-uri

1. Dacă sunt microîntreprindere și nu sunt plătitor de TVA, trebuie să folosesc e-Factura?

Da. Obligația se aplică tuturor SRL-urilor, indiferent de regimul fiscal sau dacă ești plătitor/neplătitor de TVA.

2. Care este termenul maxim de transmitere a facturilor în sistem?

Ai 5 zile calendaristice de la emiterea facturii. Ziua emiterii nu se ia în calcul, iar dacă ultima zi cade într-o zi nelucrătoare, termenul se prelungește automat până în prima zi lucrătoare.

3. Pot să șterg o factură greșită din e-Factura?

Nu. Odată transmisă, factura nu mai poate fi ștearsă. Dacă ai greșit, trebuie să emiți o factură storno (cu valori negative) și să o trimiți în termen de 5 zile.

3. Cum afectează e-Factura cheltuielile deductibile ale SRL-ului?

Pozitiv! Toate cheltuielile deductibile primite prin SPV sunt deja validate și pot fi folosite direct în contabilitate fără risc de respingere.

5. Cum gestionez facturile în valută?

Poți factura în euro sau alte monede, dar în fișierul transmis către ANAF trebuie să apară și echivalentul în lei la cursul BNR. Majoritatea programelor de facturare fac automat conversia.

6. Ce înseamnă factură simplificată și trebuie să o transmit prin e-Factura?

Factura simplificată este, de exemplu, un bon fiscal cu CUI-ul clientului sau o factură sub 400 euro. Conform Codului Fiscal, aceste facturi nu trebuie transmise în RO e-Factura.

7. Dacă primesc o factură de la un furnizor care nu a trimis-o prin e-Factura, ce fac?

Dacă o înregistrezi în contabilitate, riști amendă de 15% din valoarea ei. Asigură-te că toate facturile furnizorilor tăi sunt în sistem.

8. Cum descarc facturile primite prin e-Factura?

Le găsești în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF. Poți să le descarci manual sau să folosești un program de facturare/contabilitate care le preia automat.

9. SRL-ul nostru lucrează cu clienți din UE - trebuie e-Factura? Nu pentru livrările intracomunitare cu cod TVA valid. Dar pentru serviciile prestate în România, da. Vezi detalii în ghidul despre TVA intracomunitar.

10. Cum pot face mai ușor toată procedura?

Poți lucra cu un contabil sau cu un serviciu digital de facturare și contabilitate, care se ocupă de înregistrare, transmitere și integrare automată a facturilor în contabilitate.

În loc de concluzie

RO e-Factura poate părea complicată la început, dar odată ce faci pașii de bază, devine o rutină care chiar îți simplifică munca.

📌 Checklist pentru SRL-ul tău:

👉înregistrare în SPV cu certificat digital;

👉înscrierea în Registrul RO e-Factura;

👉alegerea unui program de facturare compatibil;

👉respectarea termenului de 5 zile;

👉verificarea periodică a facturilor și erorilor.

Pe lângă e-Factura, este important să fii la curent și cu alte schimbări fiscale majore din 2025, precum modificările de TVA, CASS și impozitul pe dividende.

💡 La Bono pregătim în curând un serviciu de contabilitate digitală care se va integra direct cu e-Factura. Astfel, facturile emise și primite vor ajunge automat în contabilitate, fără griji și fără pași suplimentari.