Ghid RO e-Factura pas cu pas: Ce trebuie să știi despre facturile electronice și relația cu ANAF

Toate SRL-urile din România folosesc sistemul RO e-Factura pentru a transmite facturile. Poate părea complicat la început, dar dacă știi regulile de bază, lucrurile devin mult mai simple.

Acest ghid îți arată pas cu pas ce înseamnă e-Factura, când ești obligat să o folosești, cum te înregistrezi în sistem și ce termene trebuie să respecți pentru a evita amenzi.

Ce este e-Factura și cine este obligat să o folosească

Ce este e-Factura? RO e-Factura este platforma națională prin care facturile emise către firme sau către persoane fizice se transmit direct către ANAF, în format electronic. Este modul în care statul a ales să digitalizeze facturarea și să reducă birocrația, atât pentru tine ca antreprenor, cât și pentru autorități.

Pe scurt, e-Factura înseamnă:

👉facturi standardizate și mai ușor de verificat;

👉mai puține dispute comerciale („nu am primit factura”);

👉evidență clară pentru toate tranzacțiile firmei tale.

Din 2026, toate SRL-urile sunt obligate să folosească sistemul:

B2B: către alte firme și PFA-uri (obligatoriu din 2024)

B2G: către instituții publice (obligatoriu din 2022)

B2C: către persoane fizice (obligatoriu din ianuarie 2025)

Cine folosește e-Factura? Trebuie să o folosească toate SRL-urile care desfășoară activități economice, indiferent dacă sunt plătitoare sau neplătitoare de TVA, dacă sunt pe regim de microîntreprinderi sau pe impozit pe profit. Practic, dacă ai un SRL cu activitate economică, ești inclus.

Acum că știi ce este e-Factura și cine o folosește, hai să vedem obligațiile specifice pentru SRL-uri din 2026.

E-factura pentru SRL-uri - obligații valabile în 2026

Încă de la 1 ianuarie 2025, obligația de a folosi RO e-Factura s-a extins și pentru relația cu persoanele fizice (B2C). Asta înseamnă că, pe lângă facturile către firme (B2B) și instituții publice (B2G), și facturile către persoane fizice trebuie transmise prin sistemul național.

Din 1 iulie 2025, s-au încheiat perioadele de grație, iar pentru facturile B2C netransmise se aplică amenzi. Cele mai expuse sunt SRL-urile din retail, servicii și comerț online, unde fluxul de facturi către persoane fizice este constant.

Pentru a rămâne conform, este nevoie să:

👉îți adaptezi programele de facturare, astfel încât să fie compatibile cu RO e-Factura;

👉stabilești proceduri interne clare pentru transmiterea în termen (maxim 5 zile lucrătoare după data emiterii);

👉verifici periodic SPV-ul ANAF pentru erori sau notificări.

Mai este necesară înscrierea în Registrul RO e-Factura?

Dacă tocmai ți-ai înființat SRL-ul în 2026 nu mai este nevoie să te înscrii separat în sistemul RO e-Factura.

👉SRL-ul este inclus automat în sistemul RO e-factura odată cu înregistrarea fiscală
👉Nu există cerere sau formular distinct
👉Ce este obligatoriu, în schimb, este accesul în SPV

Practic, condiția obligatorie e să ai SPV-ul activ, pentru că prin el trimiți și primești facturi. De aceea, nu există o etapă separată de „înscriere” în e-Factura: pur și simplu începi să o folosești.

SPV-ul activ e un pas esențial după înființarea SRL-ului, pentru că de aici gestionezi comunicarea fiscală (inclusiv e-Factura). Gândește-te la el ca la o carte de identitate digitală pentru firmă.

📌 Ce ai nevoie, concret pentru a putea folosi e-Factura:

1. Certificat digital calificat
2. Acces activ în Spațiul Privat Virtual (SPV)
3. Program de facturare compatibil sau folosirea directă a SPV

Nu există alt „registru” sau etapă ascunsă.

📍 Practic: Dacă vrei să știi pașii exacți pentru obținerea accesului în SPV (Spațiul Privat Virtual), i-am explicat pe îndelete în articolul "Înregistrare în SPV ANAF pentru persoane fizice și juridice". Alternativ, poți apela la un contabil care să te ghideze, mai ales dacă vrei să fii sigur(ă) că ai setat totul corect din prima. Iar când vom lansa serviciul de contabilitate Bono, te vom putea ajuta și noi cu întregul proces, cap-coadă, în format simplu și online.

Transmitere e-factura - termene și proceduri

E important să respecți termenele de transmitere e-factura ca să nu primești amenzi. Termenul legal valabil de la 1 ianuarie 2026 este de maximum 5 zile lucrătoare după data emiterii facturii, dar calculul acestui termen a generat multe controverse în practică.

Cum se calculează corect termenul de 5 zile?

Conform clarificărilor oficiale ANAF și regulilor din Codul Civil:

👉Nu se ia în calcul ziua emiterii facturii (prima zi)

👉Se numără 5 zile lucrătoare începând cu ziua următoare emiterii

Cum transmiți facturile

Poți încărca fișierele XML direct în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF.

Sau poți folosi un program de facturare integrat, care generează și transmite automat facturile în formatul corect.

Majoritatea SRL-urilor aleg varianta a doua, fiind mai rapidă și cu risc redus de erori.

Amenzile pentru nerespectarea termenului

Dacă nu transmiți facturile la timp, amenzile diferă în funcție de categoria firmei, dar pentru majoritatea SRL-urilor ele sunt între 1.000 și 2.500 lei.

Există însă un risc important și pentru facturile primite. Dacă primești o factură de la un furnizor stabilit în România care nu a transmis-o prin e-Factura și o înregistrezi în contabilitate, poți primi o amendă de 15% din valoarea facturii. În acest caz, soluția corectă este să aștepți până când factura apare în sistem.

Dacă furnizorul este din afara României, acesta nu are obligația utilizării RO e-Factura, iar factura poate fi înregistrată normal.

E-factura pentru SRL-uri - aspecte specifice și diferențe

Deși RO e-Factura se aplică uniform, există aspecte specifice importante pentru SRL-uri pe care trebuie să le cunoști.

Factura simplificată vs. bon fiscal cu CUI

👉 Factura simplificată este tot o factură, doar cu mai puține informații
➡️ se transmite prin RO e-Factura, indiferent de valoare sau client

👉 Bonul fiscal cu CUI:

• este acceptat pentru deducerea TVA
• nu este factură în sensul Codului fiscal
• nu se transmite prin RO e-Factura

Particularități pentru facturarea în valută:

👉Poți emite facturi în EUR sau alte valute

👉Fișierul transmis către ANAF trebuie să conțină obligatoriu și echivalentul în RON la cursul BNR

👉Programele de facturare profesionale fac această conversie automat

Facturi storno și corecții:

👉Dacă ai greșit o factură, nu o poți șterge din sistem

👉Emiți o factură de corecție (storno) cu sume negative

👉Și factura storno trebuie transmisă prin e-Factura în același termen de 5 zile

Integrarea cu contabilitatea:

👉 Facturile primite prin SPV (bunuri și servicii, deductibile sau nu) pot fi preluate direct în contabilitate
👉 Se reduc erorile de înregistrare
👉 Controalele ANAF sunt mai ușor de gestionat

Validare e-factura și gestionarea erorilor

Orice factură transmisă prin sistem trece automat printr-un proces de validare ANAF. Practic, este un „control de calitate” care verifică dacă fișierul XML respectă structura și regulile stabilite.

Dacă sistemul găsește erori, le arată într-o listă de erori e-Factura, unde explică exact ce trebuie corectat. Erorile comune pentru SRL-uri sunt:

Erori frecvente pentru SRL-uri:

👉CUI completat greșit (nu se folosește prefixul „RO”)

👉Coduri CAEN care nu corespund activității declarate

👉Cote de TVA aplicate incorect

👉Adrese incomplete sau care nu coincid cu cele din Registrul Comerțului

Cum gestionezi erorile eficient:

👉Verifică mereu notificările din SPV după transmitere

👉Corectează rapid problemele - ai 5 zile la dispoziție

👉Folosește aplicația de validare ANAF înainte de transmitere

👉Ține la zi datele în Registrul Comerțului ca să eviți conflictele

Excepții de la transmiterea prin RO e-Factura

Excepții de la RO e-Factura

Nu se transmit prin RO e-Factura:

• bonurile fiscale (inclusiv cele cu CUI)
• documentele care nu sunt facturi
• livrările intracomunitare cu cod TVA valid
• exporturile în afara UE
• facturile emise de furnizori nestabiliți în România

📌 În situațiile de excepție în care nu există obligația de a emite o factură (eg: servicii medicale sau tranzacțiile în afara sferei de TVA etc) și totuși se emite, iar furnizorul este din România, regula generală este: factura trebuie transmisă în e-Factura.

Descărcare e-factura ANAF și utilizarea sistemului

Toate facturile emise și primite de SRL-ul tău se găsesc în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF.

Nu există o aplicație separată „e-Factura ANAF”. Le accesezi direct în SPV sau printr-un program de facturare compatibil, care le preia automat.

Dacă emiți câteva facturi, le poți gestiona manual din SPV. Pentru volume mai mari, e mai simplu un program de facturare integrat.

Funcții utile: istoric complet, căutare după client/perioadă, export în Excel și integrare directă cu contabilitatea.

📌 Practic: verifică zilnic SPV-ul sau folosește un soft care face asta pentru tine, ca să nu ratezi facturi sau erori.

Întrebări frecvente pentru SRL-uri

1. Dacă sunt microîntreprindere și nu sunt plătitor de TVA, trebuie să folosesc e-Factura?

Da. Obligația se aplică tuturor SRL-urilor, indiferent de regimul fiscal sau dacă ești plătitor/neplătitor de TVA.

2. Care este termenul maxim de transmitere a facturilor în sistem?

Ai 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii. Ziua emiterii nu se ia în calcul.

3. Pot să șterg o factură greșită din e-Factura?

Nu. Odată transmisă, factura nu mai poate fi ștearsă. Dacă ai greșit, trebuie să emiți o factură storno (cu valori negative) și să o trimiți în termen de 5 zile.

3. Cum afectează e-Factura cheltuielile deductibile ale SRL-ului?

e-Factura nu schimbă deductibilitatea cheltuielilor.
O cheltuială este deductibilă sau nedeductibilă după regulile din Codul fiscal, nu după faptul că factura este transmisă prin e-Factura. Sistemul e-Factura influențează doar modul de primire și evidență a facturilor, nu tratamentul lor fiscal.

5. Cum gestionez facturile în valută?

Poți factura în euro sau alte monede, dar în fișierul transmis către ANAF trebuie să apară și echivalentul în lei la cursul BNR. Majoritatea programelor de facturare fac automat conversia.

6. Ce înseamnă factură simplificată și trebuie să o transmit prin e-Factura?

Factura simplificată este o factură cu informații mai putine. Cu toate acestea trebuie transmisă prin RO e-Factura, indiferent dacă este emisă către firmă sau persoană fizică și indiferent de suma facturată.

Bonul fiscal cu CUI este acceptat ca document similar cu factura simplificată, dar nu este o factură propriu-zisă, motiv pentru care nu se transmite prin RO e-Factura.

7. Dacă primesc o factură de la un furnizor care nu a trimis-o prin e-Factura, ce fac?

Dacă furnizorul este stabilit în România, nu înregistra factura în contabilitate până când nu apare în RO e-Factura.
Înregistrarea unei astfel de facturi poate atrage o amendă de 15% din valoarea facturii.

Dacă furnizorul este din afara României, acesta nu are obligația transmiterii prin RO e-Factura, iar factura poate fi înregistrată normal.

8. Cum descarc facturile primite prin e-Factura?

Le găsești în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF. Poți să le descarci manual sau să folosești un program de facturare/contabilitate care le preia automat.

9. SRL-ul nostru lucrează cu clienți din UE - trebuie e-Factura? Nu pentru livrările intracomunitare cu cod TVA valid. Dar pentru serviciile prestate în România, da. Vezi detalii în ghidul despre TVA intracomunitar.

10. Cum pot face mai ușor toată procedura?

Poți lucra cu un contabil sau cu un serviciu digital de facturare și contabilitate, care se ocupă de înregistrare, transmitere și integrare automată a facturilor în contabilitate.

În loc de concluzie

RO e-Factura poate părea complicată la început, dar odată ce faci pașii de bază, devine o rutină care chiar îți simplifică munca.

📌 Checklist pentru SRL-ul tău:

👉înregistrare în SPV cu certificat digital;

👉alegerea unui program de facturare compatibil;

👉respectarea termenului de 5 zile lucrătoare;

👉verificarea periodică a facturilor și erorilor.

Pe lângă e-Factura, este important să fii la curent și cu alte schimbări fiscale majore din 2026.

💡 La Bono pregătim în curând un serviciu de contabilitate digitală care se va integra direct cu e-Factura. Astfel, facturile emise și primite vor ajunge automat în contabilitate, fără griji și fără pași suplimentari.