Declarație SAF-T - Ghid pentru declarația 406

SAF-T este una dintre cele mai mari schimbări fiscale din ultimii ani și, la prima vedere, poate părea complicat. Dacă ai o firmă și vrei să știi ce ai de făcut, acest ghid explică pe înțelesul tuturor ce este SAF-T, cum funcționează și ce pași trebuie să urmezi pentru a fi în regulă cu noile cerințe ANAF.

1. Ce este SAF-T și de ce este important

SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un sistem electronic prin care firmele transmit către ANAF date financiare detaliate, folosind un format standardizat. Scopul principal este să simplifice inspecțiile fiscale, să reducă evaziunea și să eficientizeze colectarea taxelor.

România a implementat SAF-T din 2022, iar până acum a fost obligatoriu pentru contribuabilii mari și mijlocii. De la 1 ianuarie 2025, și firmele mici vor trebui să se conformeze.

Acest sistem se aliniază cu alte modificări fiscale recente, cum ar fi e-Factura, reflectând o tendință generală de modernizare a sistemului fiscal românesc.

De ce este important? Pentru că ANAF poate verifica mai rapid și mai eficient datele fiscale, iar firmele pot beneficia de o relație mai clară și predictibilă cu autoritățile.

2. Cum funcționează declarația SAF-T (D406)

Declarația SAF-T, cunoscută oficial sub numele de D406, este un fișier electronic XML care include sute de elemente fiscale și contabile, în funcție de specificul activității firmei. Acestea acoperă:

- Facturi emise și primite

- Plăți și încasări

- Stocuri și mișcări de bunuri

- Mijloace fixe

- Înregistrări contabile

- Informații legate de TVA

Datele trebuie extrase din softurile contabile ale firmei sau din alte sisteme software, validate și transmise către ANAF prin portalul e-guvernare.

3. Cine depune declarația 406 / SAF-T în 2025

După ce ai înțeles ce implică declarația SAF-T, trebuie să știi dacă ești printre contribuabilii obligați să o depună. Obligația de a depune declarația 406 (SAF-T) se aplică diferitelor categorii de contribuabili, în funcție de mărimea acestora și de data implementării:

Contribuabilii mari: Obligația a intrat în vigoare de la 1 ianuarie 2022 pentru cei încadrați în această categorie la 31 decembrie 2021.

Contribuabilii mijlocii: Depunerea declarației 406 a devenit obligatorie începând cu 1 ianuarie 2023 pentru cei clasificați astfel la 31 decembrie 2021.

Contribuabilii mici: Vei avea obligația de a depune declarația SAF-T începând cu 1 ianuarie 2025.

Obligația depunerii declarației 406 se aplică anumitor categorii de entități:

- Regii autonome și institute de cercetare-dezvoltare, în funcție de regimul lor fiscal

- Societăți pe acțiuni, societăți în comandită simplă, în nume colectiv și SRL-uri

- Companii naționale și organizații cooperatiste

- Persoane juridice străine cu sedii permanente sau conducere efectivă în România

- Asociații cu scop patrimonial și fără scop patrimonial

- Societăți nerezidente înregistrate în scopuri de TVA în România

- Există și categorii de contribuabili exceptate de la depunerea declarației 406, printre care:

- Persoanele fizice autorizate (PFA)

- Întreprinderile individuale (II) și familiale (IF)

- Cabinetele medicale individuale (CMI)

- Societățile profesionale de avocați și notari

- Instituțiile publice

4. Care sunt termenele de depunere pentru declarația 406

Declarația SAF-T trebuie depusă lunar sau trimestrial, în funcție de statutul TVA al firmei:

Lunar - dacă firma este plătitoare de TVA lunar

Trimestrial - dacă firma este plătitoare de TVA trimestrial

Termenul limită este ultima zi a lunii următoare perioadei de raportare.

Ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare, respectiv luna/trimestrul calendaristic, după caz, pentru alte informaţii decât cele privind secţiunile "Stocuri" şi "Active";

La termenul de depunere a situaţiilor financiare aferente exerciţiului financiar, în cazul secţiunii "Active";

La termenul stabilit de organul fiscal central, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării, în cazul secţiunii "Stocuri".  

Exemple:

Pentru raportarea lunii ianuarie, termenul a fost de 28/29 februarie.

Pentru raportarea trimestrului I, termenul este 30 aprilie.

Pentru tine, dacă ești contribuabil mic și vei depune pentru prima dată declarația 406 în 2025, autoritățile fiscale au prevăzut o perioadă de grație:

- 6 luni pentru prima raportare lunară

- 3 luni pentru prima raportare trimestrială

5. Cum se depune declarația SAF-T

Depunerea D406 implică următorii pași:

1. Generarea fișierului XML folosind un sistem ERP, un software contabil compatibil sau un software dedicat pentru SAF-T

2. Verificarea datelor printr-un validator oficial ANAF

3. Semnarea electronică cu un certificat digital calificat

4. Transmiterea fișierului prin portalul e-guvernare

5. Verificarea recipisei de confirmare pentru a te asigura că ANAF a primit declarația

Dacă depui o declarație incorectă, poți transmite o variantă rectificativă.

6. Beneficii și provocări ale SAF-T

Importanța implementării SAF-T în România este semnificativă din mai multe perspective:

Reducerea deficitului de colectare a TVA - Conform datelor oficiale ale Comisiei Europene, România se află pe primul loc în UE la evaziunea TVA, cu pierderi estimate la 7,4 miliarde euro anual

Digitalizarea inspecțiilor fiscale - ANAF va putea realiza controale și audituri în timp aproape real, fără deplasări la sediul companiilor

Eficientizarea procesului de rambursare TVA - identificarea rapidă a neconformităților poate duce la reducerea timpului de rambursare

Simplificarea obligațiilor declarative - pe termen lung, SAF-T ar putea înlocui alte declarații precum D394

Pentru tine, SAF-T aduce atât avantaje, cât și provocări:

Beneficii:

✔️Controale fiscale mai rapide și mai eficiente

✔️Posibilitatea de a obține rambursări TVA mai repede

✔️Eliminarea birocrației prin digitalizarea raportărilor

Provocări:

❌Necunoaștera cerințelor SAF-T

❌Necesitatea de a colecta si raporta toate datele solicitate de ANAF prin SAF-T

❌Necesitatea unui sistem contabil de raportare SAF-T compatibil sau actualizarea / schimbarea software-ului de contabilitate

Complexitatea declarației (peste 390 de elemente raportate) și creșterea timpului pentru raportare

7. Concluzii și recomandări finale

Dacă firma ta se încadrează în categoria contribuabililor mici, acum este momentul să te pregătești pentru SAF-T.

Ce poți face acum?

✔️Verifică cu contabilul tău dacă sistemul tău contabil este compatibil cu SAF-T și dacă te poate ajuta cu depunerea acestei declarații

✔️Asigură-te că ai un certificat digital pentru depunerea electronică

✔️Informează-te din surse oficiale precum ANAF

Implementarea SAF-T poate părea complicată la început, dar este un pas important spre digitalizarea fiscală.

Deși provocările inițiale pot părea descurajante, beneficiile pe termen lung ale SAF-T - de la reducerea birocrației până la îmbunătățirea relației cu autoritățile fiscale - pot aduce avantaje semnificative pentru afacerea ta. Rămâi informat, adaptează-te la noile cerințe și folosește această oportunitate pentru a-ți optimiza procesele interne și a te poziționa favorabil în noul peisaj fiscal digital.

Pentru a te asigura că ești pe deplin pregătit pentru implementarea SAF-T și pentru a face față altor provocări fiscale, poți explora resursele și serviciile oferite de experți în domeniu.

Contabilul firmei tale te poate ajuta cu depunerea SAF-T, dar este important să te asiguri că procesul este gestionat corect. Pentru a evita probleme sau întârzieri, iată câteva întrebări pe care i le poți adresa contabilului tău:

❓Softul nostru de contabilitate este compatibil cu SAF-T?

❓Ce date trebuie să pregătesc pentru raportare?

❓Cum mă pot asigura că toate informațiile necesare sunt corect structurate?

❓Care sunt termenele limită pentru depunerea SAF-T și ce se întâmplă dacă apar erori?

❓Dacă ANAF solicită clarificări sau corecții, cine se ocupă de remedierea acestora?

Asigurându-te că ai aceste răspunsuri din timp, vei putea evita eventualele probleme și vei avea certitudinea că firma ta este conformă cu noile cerințe fiscale.

Înființarea unui SRL poate fi simplă și fără bătăi de cap. Cu Bono, nu plătești nimic pentru procesul de înființare, doar taxele Registrului Comerțului (aprox. 135 lei).

Ne ocupăm noi de tot – de la documente și rezervarea denumirii până la depunerea actelor. În plus, îți oferim gratuit găzduirea sediului social pentru primul an și redactarea actului constitutiv.

Fără costuri ascunse, fără obligația unui abonament. Iar dacă îți place de noi, poate ne revedem și pentru contabilitate și rezolvăm noi și cu declarația SAF-T.

Referințe

Agenția Națională de Administrare Fiscală. (2023). Ghidul contribuabilului pentru declarația D406 (SAF-T). https://www.anaf.ro

Ministerul Finanțelor Publice. (2022). Ordinul nr. 1783/2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal. https://static.anaf.ro

Comisia Europeană. (2023). VAT Gap Report. https://ec.europa.eu

‍