Cheltuieli deductibile SRL - exemple practice și lista celor mai frecvente întrebări

Când ai un SRL, fiecare cheltuială contează. Unele pot fi deductibile și te pot ajuta să plătești mai puține taxe, dar regulile pot fi complicate. De exemplu, dacă ai cumpărat un laptop pentru firmă, acesta poate fi dedus, dar există anumite condiții.

Acest ghid îți explică simplu și clar ce cheltuieli sunt deductibile, cum să le justifici corect și cum să eviți problemele la un eventual control fiscal. Hai să vedem împreună cum îți poți optimiza costurile și să-ți menții afacerea eficientă!

1. Ce înseamnă ”cheltuieli deductibile”?

Cheltuielile deductibile sunt costuri pe care le poți scădea din veniturile firmei pentru a reduce impozitul pe profit. Conform Codului Fiscal, aceste cheltuieli trebuie să fie:

-Direct legate de activitatea economică a firmei.

Înregistrate corect în contabilitate.

Justificate prin documente (facturi, chitanțe, contracte).

De ce sunt importante?

Cheltuielile deductibile nu doar că reduc impozitul datorat, dar te ajută și să menții un flux de numerar sănătos, eliberând resurse pentru alte investiții.

2. Întrebări generale despre cheltuielile deductibile

Ce firme pot deduce cheltuielile?

Își pot deduce cheltuieli doar firmele care sunt încadrate ca plătitoare de impozit pe profit. Nu se pot deduce cheltuieli în cazul microîntreprinderilor - care plătesc impozit pe venit.

Cum pot determina dacă o cheltuială este deductibilă fiscal?

Cheltuiala este deductibilă dacă este efectuată în scopul desfășurării activității economice a firmei, este justificată prin documente și este înregistrată corect în contabilitate.

Ce se întâmplă dacă o cheltuială este parțial legată de activitatea firmei?

Dacă o cheltuială are și o componentă personală, aceasta poate fi deductibilă doar proporțional cu utilizarea în interes de afaceri. De exemplu, cheltuielile cu telefonia mobilă utilizată și în scop personal pot fi deduse doar în procentul aferent activității economice.

Cum demonstrez că o cheltuială este efectuată exclusiv pentru activitatea economică?

Este necesar să ai documente justificative clare, cum ar fi facturi, contracte și foi de parcurs (pentru vehicule).

Pot folosi documente digitale sau trebuie păstrate fizic?

Conform Legii 36/2023, poți păstra documentele și în format digital, cu condiția să respecte cerințele de arhivare electronică și să poată fi prezentate la un eventual control.

Există limite maxime pentru anumite tipuri de cheltuieli deductibile?

Da, există limite specifice pentru anumite categorii: protocol (2% din profit), cheltuieli sociale (5% din fondul de salarii), utilizare autovehicule (50% pentru uz mixt).

Există o strategie pentru a echilibra cheltuielile deductibile astfel încât să nu ridic suspiciuni la un eventual control?

Este recomandat să menții un nivel constant al cheltuielilor pe parcursul anului și să te asiguri că toate sunt justificate prin documente și necesare pentru activitatea firmei.

Este recomandat să fac cheltuieli mai mari spre finalul anului fiscal pentru a reduce profitul impozabil?

Nu este recomandată această practică deoarece poate atrage atenția autorităților fiscale. Cheltuielile trebuie făcute când sunt necesare pentru activitatea firmei, nu doar pentru optimizare fiscală.

3. Întrebări despre deductibilitatea chiriei și utilităților

Dacă folosesc un spațiu închiriat pentru firmă, pot deduce și cheltuielile de întreținere?

Da, toate cheltuielile de întreținere aferente spațiului folosit pentru activitatea firmei sunt deductibile, cu condiția să fie justificate prin documente.

Pot deduce și costurile pentru renovări sau reparații?

Da, cu mențiunea că renovările majore care cresc valoarea clădirii se amortizează, în timp ce reparațiile curente sunt deductibile integral.

Dacă proprietarul include utilitățile în chirie, acestea sunt tot deductibile?

Da, suma totală este deductibilă dacă este specificată în contractul de închiriere și facturată corespunzător.

Cum pot deduce cheltuielile cu utilitățile dacă lucrez de acasă?

Poți deduce un procent din cheltuielile cu utilitățile proporțional cu suprafața folosită pentru activitatea firmei, în baza unui contract de comodat și a unei metodologii de calcul clare.

Cum determin procentul din cheltuieli care este asociat activității firmei?

Se calculează raportul dintre suprafața folosită exclusiv pentru activitatea firmei și suprafața totală a locuinței. Acest procent se aplică apoi la facturile de utilități.

Există limitări pentru acest tip de deductibilitate?

Da, trebuie să poți demonstra că spațiul este folosit exclusiv pentru activitatea firmei și să ai documente justificative (contract de comodat, planul spațiului, metodologia de calcul).

Pot deduce integral chiria dacă firma mea este înregistrată la domiciliu?

Nu, poți deduce doar partea proporțională cu spațiul folosit efectiv pentru activitatea firmei, similar cu regulile pentru utilități.

4. Întrebări despre echipamente, software și unelte de lucru

Cum se deduc cheltuielile pentru laptopuri, telefoane și alte echipamente IT?

Pentru echipamente cu valoare peste 2.500 lei, se aplică amortizarea, iar sub această valoare se pot deduce integral la achiziție.

Ce se întâmplă dacă echipamentul este utilizat și în scop personal?

Se poate deduce doar procentul de utilizare în scop profesional, care trebuie documentat și justificat.

Dacă returnez un echipament și primesc altul în schimb, cum afectează deductibilitatea?

Trebuie să stornezi cheltuiala inițială și să înregistrezi noul echipament, păstrând documentația pentru ambele operațiuni.

Dacă achiziționez software pe bază de abonament (SaaS), este cheltuiala deductibilă?

Da, abonamentele software sunt deductibile integral în perioada de utilizare, cu condiția să fie necesare pentru activitatea firmei.

Dacă abonamentul este anual, se deduce integral sau trebuie eșalonat?

Se înregistrează ca cheltuială în avans și se deduce lunar, pe perioada de valabilitate a abonamentului.

Există diferențe de deductibilitate între software achiziționat și software închiriat?

Software-ul achiziționat cu licență perpetuă peste 2.500 lei se amortizează, în timp ce abonamentele se deduc pe măsura utilizării.

Când este necesară amortizarea unui echipament și cum afectează aceasta deductibilitatea?

Amortizarea este necesară pentru echipamente cu valoare peste 2.500 lei și durată de utilizare mai mare de un an. Deducerea se face eșalonat, pe durata normală de utilizare.

5. Întrebări despre cheltuielile de transport și deplasare

Pot deduce combustibilul pentru o mașină folosită parțial în scop personal?

Da, dar doar 50% din cheltuieli sunt deductibile în cazul utilizării mixte. Pentru deducere 100% trebuie să demonstrezi utilizarea exclusivă în scopul afacerii.

Cum demonstrez că am utilizat mașina în interes de serviciu?

Prin foi de parcurs completate zilnic, care să conțină: data, ruta, kilometri parcurși, scopul deplasării și persoana care a utilizat vehiculul.

Dacă mașina este în leasing, regulile de deductibilitate sunt aceleași?

Da, regula de 50% se aplică atât pentru rate de leasing, cât și pentru combustibil, asigurări și întreținere în cazul utilizării mixte.

Care sunt condițiile pentru a deduce integral cheltuielile auto?

Trebuie să demonstrezi utilizarea exclusivă în scopul afacerii prin foi de parcurs, contracte și alte documente care justifică necesitatea utilizării exclusive.

Ce documente trebuie să păstrez pentru a justifica utilizarea exclusivă?

Foi de parcurs detaliate, contracte care demonstrează necesitatea utilizării exclusive, registru de activități zilnice, documente care atestă natura activității.

Este nevoie de un contract între firmă și utilizatorul mașinii?

Da, este recomandat să existe un contract sau o decizie internă care să stabilească condițiile de utilizare a vehiculului.

Pot deduce cheltuielile cu taxiurile, biletele de avion sau transportul în comun?

Da, sunt deductibile integral dacă sunt efectuate în interes de serviciu și sunt justificate cu documente (bilete, facturi, ordine de deplasare).

Dacă transportul este pentru un client sau colaborator, este tot deductibil?

Da, cu condiția să existe justificare pentru necesitatea deplasării și documente care să ateste scopul profesional.

Trebuie să fie specificat numele persoanei care a folosit transportul pe documentele justificative?

Da, este recomandat să existe această informație, împreună cu scopul deplasării și justificarea necesității.

6. Întrebări despre cheltuielile de marketing și publicitate

Care sunt limitele pentru cheltuielile de publicitate deductibile?

Cheltuielile de publicitate sunt în general deductibile integral, fără limită, cu condiția să fie justificate prin documente și să aibă scop promotional clar.

Există o diferență între publicitatea online și cea offline din punct de vedere fiscal?

Nu există diferențe fiscale, ambele tipuri sunt deductibile integral dacă sunt justificate corespunzător.

Pot deduce și cheltuielile pentru mostre sau promoții gratuite?

Da, cu condiția să existe o evidență clară a distribuirii acestora și justificarea scopului promoțional.

Pot deduce costurile cu influencerii sau reclamele plătite pe rețele sociale?

Da, sunt deductibile integral dacă există contract de colaborare și dovezi ale prestării serviciului (postări, statistici, rapoarte).

Cum demonstrez eficiența unei campanii de influenceri în fața ANAF?

Prin rapoarte de performanță, statistici ale campaniei, capturi de ecran ale postărilor și dovezi ale interacțiunii cu audiența.

Este nevoie de un contract scris sau este suficientă factura?

Este recomandată existența unui contract care să detalieze serviciile, plus factura și dovezi ale prestării serviciului.

Cheltuielile cu promovarea prin pliante sau bannere sunt 100% deductibile?

Da, sunt deductibile integral cu condiția să existe facturi și dovezi ale realizării materialelor.

Dacă sponsorizez un eveniment, pot deduce cheltuiala integral?

Sponsorizările au reguli speciale - se scad din impozitul pe profit în limita a 0,75% din cifra de afaceri, dar nu mai mult de 20% din impozitul pe profit datorat.

7. Întrebări despre cheltuielile cu angajații și beneficiile acestora

Pot deduce salariile și contribuțiile sociale aferente angajaților?

Da, toate cheltuielile cu salariile și contribuțiile sociale obligatorii sunt deductibile integral.

Pot deduce și primele sau bonusurile oferite angajaților?

Da, sunt deductibile integral dacă sunt prevăzute în contractul de muncă sau regulamentul intern.

Dacă angajatul are un contract part-time, regula de deductibilitate este diferită?

Nu, regulile sunt aceleași, dar trebuie să te asiguri că salariul respectă minimul legal pentru normă parțială.

Cât din tichetele de masă și voucherele de vacanță sunt deductibile?

Sunt deductibile integral în limitele prevăzute de lege (ex: valoarea maximă a tichetului de masă).

Dacă ofer vouchere cadou în loc de tichete de masă, sunt deductibile?

Voucherele cadou intră în categoria cheltuielilor sociale, deductibile în limita a 5% din fondul de salarii.

Este nevoie de un contract specific pentru acordarea acestor beneficii?

Da, beneficiile trebuie prevăzute în contractul de muncă, acorduri colective sau regulamentul intern.

Cât pot deduce pentru cheltuielile sociale?

Cheltuielile sociale (ajutoare pentru angajați: naștere, deces, boli grave; contribuții la pensii facultative; tichete cadiu etc.) sunt deductibile în limita a 5% din valoarea cheltuielilor cu salariile personalului.

Cheltuielile cu formarea profesională a angajaților sunt deductibile?

Da, sunt deductibile integral dacă sunt relevante pentru activitatea angajatului în firmă.

8. Întrebări despre cheltuielile de protocol și reprezentare

Ce tipuri de cheltuieli de protocol sunt deductibile și în ce limite?

Cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2% din diferența dintre venituri și cheltuieli, înainte de aceste cheltuieli.

Conform legislației fiscale și normelor contabile, cheltuielile de protocol pot include:

Mese și recepții oferite partenerilor de afaceri (dar nu și cele pentru angajați, care intră la cheltuieli sociale).

Cadouri oferite partenerilor de afaceri (în limite rezonabile, cu justificare economică).

Cheltuieli pentru organizarea de evenimente cu scop de afaceri.

Dacă ofer un cadou de protocol mai scump decât limita legală, pot deduce măcar o parte?

Da, poți deduce până la limita de 2%, diferența fiind nedeductibilă.

Considerații suplimentare:

Deducerea TVA: Pentru cheltuielile de protocol, TVA-ul este deductibil doar în anumite condiții și limite. De exemplu, pentru cadourile oferite în cadrul acțiunilor de protocol, dacă valoarea unui cadou depășește 100 lei (fără TVA), TVA-ul aferent nu este deductibil.

Când e suficient un CUI pe bon pentru o masă la restaurant și în ce condiții trebuie să cer factură?

Bon fiscal cu CUI – Dacă suma este de până la 100 euro (TVA inclus), este suficient să ai un bon fiscal cu CUI-ul firmei pentru a deduce cheltuiala.

Factură pe firmă – Dacă suma depășește 100 euro, ai nevoie de o factură emisă pe numele firmei pentru a putea deduce cheltuiala.

9. Întrebări despre cheltuielile parțial deductibile

Cum se calculează deductibilitatea parțială a combustibilului și cheltuielilor auto?

Pentru vehiculele cu utilizare mixtă, se deduce 50% din cheltuieli. Pentru utilizare exclusiv profesională, se poate deduce 100% cu documentație completă.

Dacă un angajat folosește mașina de firmă și pentru activități personale, cum se stabilește procentul deductibil?

În absența dovezii utilizării exclusive în scop profesional, se aplică regula standard de 50% deductibilitate.

Pot folosi o metodă standard de calcul pentru aceste cheltuieli?

Da, pentru vehicule se aplică regula de 50%, iar pentru alte cheltuieli mixte se poate folosi o cheie de alocare documentată.

Ce tipuri de cheltuieli sunt deductibile doar într-o anumită proporție?

Protocol (2%), cheltuieli sociale (5%), utilizare vehicule mixtă (50%), cheltuieli cu locuința folosită parțial pentru afacere (proporțional cu suprafața).

Pot crește procentul deductibil dacă demonstrez că am folosit mai mult resursa în scop profesional?

Pentru vehicule, doar demonstrarea utilizării 100% profesionale permite deducerea integrală. Pentru alte cheltuieli, procentul poate fi ajustat cu documentație adecvată.

Există excepții în care o cheltuială parțial deductibilă poate deveni integral deductibilă?

Da, de exemplu vehiculele folosite exclusiv pentru: livrare, service, agent de vânzări, transport personal, școală de șoferi.

10. Întrebări despre cheltuielile nedeductibile

Ce tipuri de cheltuieli sunt excluse de la deductibilitate?

Amenzi, penalități, cheltuieli personale, donații, sponsorizări (au regim special), dobânzi/diferențe de curs pentru capitaluri proprii.

Dacă o cheltuială este considerată nedeductibilă, poate fi încadrată în altă categorie pentru a fi parțial deductibilă?

Nu, dacă o cheltuială este explicit nedeductibilă prin lege, nu poate fi reîncadrată.

Pot deduce amenzile sau penalitățile impuse firmei?

Nu, amenzile, penalitățile și majorările datorate autorităților române sau străine sunt nedeductibile.

Există vreo excepție în care o penalitate poate fi deductibilă?

Penalitățile comerciale prevăzute între părți prin contract pot fi deductibile, spre deosebire de cele impuse de autorități.

11. Întrebări despre TVA și deductibilitate

TVA-ul aferent unei cheltuieli deductibile este și el deductibil?

Nu întotdeauna, TVA-ul are reguli proprii de deductibilitate, separate de regulile pentru cheltuieli.

Există cazuri în care TVA-ul nu este deductibil chiar dacă cheltuiala este?

Da, de exemplu pentru vehiculele utilizate mixt, chiar dacă cheltuiala este 50% deductibilă, TVA poate fi nedeductibil.

Dacă o factură conține TVA pentru mai multe tipuri de cheltuieli, cum separ corect deducerea?

Trebuie să separați TVA-ul pe fiecare tip de cheltuială și să aplicați regulile de deductibilitate specifice fiecăreia.

Cum pot deduce TVA-ul pentru cheltuielile realizate în alte țări?

Pentru cheltuieli în UE există procedura de rambursare a TVA-ului, iar pentru țări terțe se aplică convenții bilaterale dacă există.

Ce se întâmplă dacă am cheltuieli mixte (cu TVA deductibil și nedeductibil)?

Trebuie să țineți o evidență separată și să aplicați pro-rata sau să identificați distinct partea deductibilă.

Care sunt condițiile generale pentru deducerea TVA?

Pentru a deduce TVA trebuie să ai factură corect întocmită, să fii plătitor de TVA, iar bunurile/serviciile să fie folosite pentru operațiuni taxabile.

Ce documente sunt necesare specific pentru deducerea TVA?

Factura completă cu toate elementele obligatorii, documente de transport pentru achizițiile intracomunitare, documente vamale pentru importuri.

Cum se aplică pro-rata pentru TVA în cazul activităților mixte?

Pro-rata se calculează ca raport între operațiunile cu drept de deducere și total operațiuni, iar acest procent se aplică la TVA-ul aferent achizițiilor comune.

Ce trebuie să urmăresc special la TVA pentru cheltuielile de protocol?

TVA pentru cheltuielile de protocol urmează aceleași reguli de deductibilitate ca și cheltuiala (limita de 2%), dar trebuie ținută o evidență separată.

Cum procedez cu TVA pentru cheltuielile efectuate înainte de înregistrarea în scopuri de TVA?

Se poate ajusta TVA pentru stocuri și bunuri de capital în primul decont după înregistrare, cu respectarea condițiilor și termenelor legale.

12. Întrebări despre controalele ANAF și riscurile asociate

Ce trebuie să fac pentru a evita problemele cu ANAF în cazul unui control?

Asigură-te că păstrezi toate documentele justificative organizate, ai proceduri clare pentru decontarea cheltuielilor, respecți limitele de deductibilitate și poți demonstra legătura dintre cheltuieli și activitatea economică.

Care sunt cele mai frecvente greșeli care duc la respingerea unor cheltuieli deductibile?

Lipsa documentelor justificative complete, depășirea limitelor legale de deductibilitate, confundarea cheltuielilor personale cu cele ale firmei și lipsa dovezilor privind scopul economic.

Cât timp trebuie să păstrez documentele justificative pentru cheltuielile firmei?

Documentele financiar-contabile trebuie păstrate 5 ani, iar situațiile financiare anuale 10 ani. Pentru documentele de personal și alte documente specifice pot exista termene diferite prevăzute de lege.

Ce documente sunt esențiale în cazul unui control?

Facturi, contracte, state de plată, ordine de deplasare, foi de parcurs, extrase de cont, registre contabile și orice alte documente care justifică necesitatea și realitatea cheltuielilor.

Ce fac dacă în timpul controlului se constată că anumite cheltuieli nu sunt suficient justificate?

Poți furniza documente și explicații suplimentare în timpul controlului. Este important să poți demonstra realitatea și necesitatea cheltuielilor pentru activitatea firmei.

Care sunt consecințele nerespectării regulilor de deductibilitate?

ANAF poate recalcula impozitul pe profit considerând cheltuielile ca fiind nedeductibile, poate aplica penalități și dobânzi, iar în cazuri grave poate extinde controlul pe mai mulți ani.

Ce fac dacă descopăr erori în deductibilitate înainte de un control?

Poți depune declarații rectificative și corecta voluntar erorile, ceea ce poate reduce semnificativ eventualele penalități.

13. Cum gestionezi corect cheltuielile deductibile pentru SRL cu impozit pe profit

Atunci când ai un SRL plătitor de impozit pe profit, gestionarea corectă a cheltuielilor deductibile te poate ajuta să reduci taxele și să îți optimizezi costurile. Totuși, trebuie să te asiguri că fiecare cheltuială deductibilă respectă următoarele criterii:

Ce sunt cheltuielile deductibile?
O cheltuială deductibilă trebuie să fie direct legată de activitatea firmei, justificată prin documente (facturi, contracte, bon fiscal cu CUI) și înregistrată corect în contabilitate.

Exemple de cheltuieli deductibile:

Echipamente IT, software, unelte de lucru – Se pot deduce integral sau prin amortizare.

Chirie și utilități – Deductibile integral pentru spațiile dedicate firmei.

Deplasări și transport – Deductibile 100% dacă sunt strict pentru afacere, altfel doar 50%.

Cheltuieli de marketing și publicitate – Deductibile integral dacă sunt documentate.

Cheltuieli de protocol SRL – Deductibile în limita a 2% din profit, cu justificare clară.

Salarii și beneficii angajați – Deductibile integral, în anumite limite.

Ce cheltuieli nu sunt deductibile?

Amenzi, penalități, cheltuieli personale, donații fără contracte de sponsorizare, anumite cheltuieli de lux.

Bon fiscal cu CUI sau factură pentru cheltuieli deductibile SRL?

Pentru cheltuieli deductibile sub 100 euro – este suficient un bon fiscal cu CUI.

Pentru cheltuieli deductibile peste 100 euro – este necesară o factură emisă pe firmă.

Cum eviți problemele ANAF cu cheltuielile deductibile SRL?

Păstrează documentele justificative minim 5 ani.

Respectă limitele impuse de Codul Fiscal pentru fiecare categorie de cheltuieli deductibile SRL.

Nu face cheltuieli exagerate la final de an doar pentru optimizare fiscală.

Pentru o gestionare optimă a cheltuielilor deductibile SRL, ajută să implementezi proceduri interne clare:

Stabilește o listă de cheltuieli deductibile specifice domeniului tău de activitate

Instruiește angajații cu privire la tipurile de cheltuieli acceptate și documentele necesare

Verifică periodic încadrarea corectă a cheltuielilor împreună cu contabilul tău

Analizează lunar structura cheltuielilor pentru a identifica oportunități de optimizare

Consultă un expert fiscal pentru clarificarea aspectelor complexe

🔎 Concluzie:
Folosirea inteligentă a cheltuielilor deductibile te ajută să optimizezi costurile firmei și să plătești mai puține taxe. Respectă regulile, păstrează documentele necesare și consultă un contabil dacă ai nelămuriri! 🚀

Înființarea unui SRL poate fi simplă și fără bătăi de cap. Cu Bono, nu plătești nimic pentru procesul de înființare, doar taxele Registrului Comerțului (aprox. 135 lei).

Ne ocupăm noi de tot – de la documente și rezervarea denumirii până la depunerea actelor. În plus, îți oferim gratuit găzduirea sediului social pentru primul an și redactarea actului constitutiv.

Fără costuri ascunse, fără obligația unui abonament. Iar dacă îți place de noi, poate ne revedem și pentru contabilitate.