Cheltuieli deductibile SRL 2025: Ce poți cumpăra ”pe firmă”

Gestionarea cheltuielilor deductibile este o oportunitate excelentă pentru orice antreprenor care vrea să-și optimizeze fiscalitatea. De la salarii la deplasări și până la asigurări, aceste cheltuieli reduc baza de impozitare și te ajută să economisești bani pentru a investi în creșterea afacerii. Dar ce înseamnă mai exact cheltuieli deductibile și cum le gestionezi corect?

‍

1. Ce sunt cheltuielile deductibile?

Cheltuielile deductibile sunt costuri pe care le poți scădea din veniturile firmei pentru a reduce impozitul pe profit. Conform Codului Fiscal, aceste cheltuieli trebuie să fie:

Direct legate de activitatea economică a firmei.

Înregistrate corect în contabilitate.

Justificate prin documente (facturi, chitanțe, contracte).

De ce sunt importante?

Cheltuielile deductibile nu doar că reduc impozitul datorat, dar te ajută și să menții un flux de numerar sănătos, eliberând resurse pentru alte investiții.

2. Tipuri de cheltuieli pentru SRL: deductibile, parțial deductibile și nedeductibile

‍Legislația fiscală română clasifică cheltuielile în trei categorii principale:

Cheltuieli integral deductibile: Acestea sunt cheltuieli care pot fi scăzute în totalitate din baza de impozitare. 

Cheltuieli parțial deductibile: Anumite cheltuieli sunt deductibile doar într-o anumită limită. 

Cheltuieli nedeductibile: Acestea sunt cheltuieli care nu pot fi scăzute din baza de impozitare.

3. Ce poți cumpăra pe firmă? Cheltuieli pe care le poți deduce integral

‍Atunci când ai un SRL, anumite cheltuieli realizate pentru afacerea ta pot fi deduse integral, ceea ce înseamnă că aceste costuri vor scădea direct baza de impozitare. Aceste cheltuieli sunt esențiale pentru funcționarea zilnică a firmei și trebuie să fie strict legate de activitatea economică.

1. Salarii și contribuții sociale

‍Tot ce plătești angajaților tăi – inclusiv salarii, bonusuri și contribuții sociale – este integral deductibil.

✏️ Exemplu: Dacă ai un angajat cu un salariu brut de 5.000 lei, toată această sumă și contribuțiile sociale aferente vor fi deductibile.

2. Chiria și utilitățile spațiilor de lucru

‍Dacă închiriezi un birou sau un spațiu de lucru, costurile cu chiria, electricitatea, apa, internetul și alte utilități sunt deductibile, atâta timp cât spațiul este folosit exclusiv pentru afacere.

✏️ Exemplu: Dacă ai un magazin și plătești 3.000 lei lunar pentru chirie și 500 lei pentru utilități, aceste sume sunt integral deductibile.

3. Materii prime și materiale consumabile

‍Tot ce este folosit direct pentru producția sau prestarea de servicii poate fi dedus. Acestea includ materii prime, consumabile sau piese de schimb necesare pentru desfășurarea activității.

✏️ Exemplu: Dacă produci mobilier și cumperi lemn, vopsea sau șuruburi, costurile pentru aceste materiale sunt deductibile.

4. Servicii prestate de terți

‍Serviciile de contabilitate, consultanță, marketing sau alte activități realizate de terți pentru firma ta sunt deductibile, dacă sunt justificate prin contracte și documente.

✏️ Exemplu: Dacă apelezi la o agenție de marketing pentru promovarea afacerii tale și plătești 10.000 lei pentru o campanie, această sumă este deductibilă.

5. Amortizarea mijloacelor fixe

‍Dacă achiziționezi echipamente, calculatoare, mașini sau alte active cu durată lungă de utilizare, valoarea lor se recuperează treptat prin amortizare, iar această cheltuială este deductibilă.

✏️ Exemplu: Dacă cumperi un laptop pentru birou în valoare de 6.000 lei, poți deduce anual o parte din valoarea lui conform duratei de amortizare stabilite de lege.

6. Deplasări și cazări în interes de afaceri

‍Costurile pentru deplasările în interes de afaceri, precum bilete de transport, carburant sau cazare, sunt deductibile, dacă sunt documentate corect.

✏️ Exemplu: Dacă participi la o conferință într-un alt oraș și cheltuiești 1.500 lei pe cazare și 500 lei pe combustibil, aceste sume pot fi deduse integral.

7. Pregătirea profesională a angajaților

‍Cursurile, trainingurile sau alte programe de formare pentru angajați sunt deductibile, atâta timp cât sunt relevante pentru activitatea firmei.

✏️ Exemplu: Dacă trimiți un angajat la un curs de specializare în contabilitate, costurile de 2.000 lei pentru curs sunt deductibile.

8. Alte cheltuieli deductibile

‍Pe lângă categoriile de mai sus, mai există și alte tipuri de cheltuieli deductibile, cum ar fi:

Asigurări: Asigurările de bunuri, de răspundere profesională etc.

Dobânzi pentru credite: Dacă ai contractat un credit pentru afacere.

Taxe și impozite: Orice altă taxă sau impozit, cu excepția impozitului pe profit.

Reparații și întreținere: Pentru echipamente sau spații utilizate în scop de afaceri.

4. Cheltuieli cu deductibilitate limitată: Ce trebuie să știi și cum le gestionezi

‍Unele cheltuieli ale firmei pot fi deduse doar parțial din impozitul pe profit, iar legea fiscală impune limite clare pentru acestea. Aceste reguli sunt menite să prevină abuzurile și să asigure o aplicare echitabilă a deducerilor. Iată categoriile principale de cheltuieli cu deductibilitate limitată, explicate simplu:

‍1. Cheltuieli de protocol

‍Cheltuielile de protocol, cum ar fi mesele de afaceri sau cadourile oferite partenerilor, pot fi deduse în limita a 2% din profitul brut (venituri impozabile - cheltuieli deductibile, fără a include cheltuielile de protocol și impozitul pe profit).

✏️ Exemplu: Dacă firma ta are un profit brut de 100.000 lei, poți deduce până la 2.000 lei din cheltuielile de protocol.

📌 Ce trebuie să faci: Ține un registru detaliat pentru cheltuielile de protocol, menționând scopul de afaceri, participanții și natura cheltuielii (ex: masă cu parteneri pentru negocierea unui contract).

‍2. Cheltuieli sociale

‍Beneficiile pentru angajați, cum ar fi abonamentele la săli de sport, asigurările de sănătate suplimentare sau cadourile, sunt deductibile până la 5% din totalul cheltuielilor salariale brute.

✏️ Exemplu: Dacă firma ta plătește salarii brute de 200.000 lei pe an, poți deduce cheltuieli sociale de până la 10.000 lei.

📌 Ce beneficii se încadrează:

Ajutoare pentru evenimente personale (naștere, deces).

Tichete cadou și tichete culturale.

Servicii turistice sau de tratament pentru angajați și familiile lor.

3. Cheltuieli cu vehiculele

‍Dacă firma ta folosește vehicule atât în scop personal, cât și de afaceri, poți deduce 50% din cheltuielile asociate, inclusiv combustibil, leasing, reparații și întreținere.

✏️ Exemplu: Dacă cheltui 10.000 lei anual pentru combustibil și reparații, doar 5.000 lei vor fi deductibili.

📌 Excepție: Dacă vehiculul este utilizat exclusiv pentru afaceri (ex: curierat, intervenții, agenți de vânzări), poți deduce 100% din cheltuieli, dar trebuie să demonstrezi acest lucru cu foi de parcurs detaliate.

‍4. Cheltuieli de sponsorizare și mecenat

‍Aceste cheltuieli nu sunt deductibile din profit, dar pot fi scăzute direct din impozitul pe profit datorat, în limita:

0,75% din cifra de afaceri.

20% din impozitul pe profit datorat.

✏️ Exemplu: Dacă cifra ta de afaceri este de 1.000.000 lei și impozitul pe profit datorat este de 50.000 lei, poți scădea sponsorizări de până la 7.500 lei (0,75% din cifra de afaceri) sau 10.000 lei (20% din impozit), alegând valoarea mai mică.

📌 Ce trebuie să faci: Asigură-te că sponsorizarea este justificată cu un contract și documente care dovedesc transferul efectiv al sumelor sau bunurilor sponsorizate.

5. Ce sunt cheltuielile nedeductibile? 

‍Acestea sunt costuri care nu pot fi scăzute din veniturile firmei atunci când calculezi profitul impozabil. Practic, ele nu reduc suma pe care trebuie să o plătești ca impozit.

‍Exemple de cheltuieli nedeductibile

1. Amenzi, dobânzi și penalități către autorități

Aceste costuri apar ca urmare a nerespectării legii, deci nu pot fi deduse.

✏️ Exemplu: Dacă firma ta primește o amendă pentru depășirea termenului de plată a unei taxe, suma acesteia nu este deductibilă.

2. Amenzi, dobânzi și penalități către autorități

Impozitul pe profit pe care îl datorezi statului nu poate fi scăzut din baza de calcul a profitului impozabil.

✏️ Exemplu: Dacă ai un impozit pe profit de 10.000 lei, această sumă nu poate fi scăzută ca și cheltuială.

3. Amenzi, dobânzi și penalități către autorități

Orice cost care nu este susținut de facturi, bonuri sau alte documente legale nu este deductibil.

✏️ Exemplu: Dacă achiziționezi materiale fără a primi o factură, suma respectivă nu poate fi dedusă din veniturile firmei.

4. Amenzi, dobânzi și penalități către autorități

Costurile care nu sunt legate de activitatea economică a firmei sunt considerate personale și nu pot fi deduse.

✏️ Exemplu: O vacanță plătită pe firmă, fără legătură cu activitatea economică, este o cheltuială nedeductibilă.

Vezi aici lista cu întrebări, răspunsuri și exemple de cheltuieli deductibile pentru SRL-uri!

6. Cum să decontezi corect cheltuielile firmei tale

‍Decontarea corectă a cheltuielilor este un pas esențial pentru a evita problemele fiscale și pentru a profita la maximum de deducerile disponibile. Iată cum să te asiguri că totul este în ordine:

1. Verifică scopul economic al cheltuielii

‍Orice cheltuială trebuie să aibă o legătură directă cu activitatea firmei tale și să contribuie la generarea de venituri.

✏️ Exemplu: Dacă achiziționezi laptopuri pentru echipa ta de marketing, acestea sunt direct legate de activitatea economică, deci sunt deductibile. În schimb, un laptop cumpărat pentru uz personal nu poate fi decontat pe firmă.

‍2. Păstrează documentele justificative

‍Asigură-te că fiecare cheltuială este susținută de documente legale, cum ar fi facturi, chitanțe sau bonuri fiscale. Aceste documente trebuie să includă:

Datele de identificare ale furnizorului și ale firmei tale.

Descrierea bunurilor sau serviciilor achiziționate.

Cantitățile și valorile corespunzătoare.

📌 Sfat: Organizarea documentelor într-un sistem digital sau fizic te ajută să le accesezi rapid în cazul unui control fiscal.

‍3. Înregistrează corect cheltuielile în contabilitate

‍Fiecare cheltuială trebuie să fie înregistrată în contul contabil corespunzător. Acest lucru asigură că situațiile financiare reflectă corect activitatea firmei.

✏️ Exemplu: O cheltuială pentru chirie trebuie înregistrată într-un cont dedicat cheltuielilor de exploatare, iar achiziția de mijloace fixe, într-un cont de active.

‍4. Respectă limitele pentru cheltuieli parțial deductibile

‍Dacă ai cheltuieli cu deductibilitate limitată (ex: protocol sau vehicule utilizate parțial), păstrează evidențe clare pentru a calcula corect suma deductibilă.

✏️ Exemplu: Dacă organizezi o cină de afaceri și cheltuiești 10.000 lei, dar limita de deductibilitate pentru protocol este de 2% din profitul brut, doar o parte din sumă va fi deductibilă.

‍5. Arhivează documentele conform legii

‍Conform Legii nr. 36/2023, documentele contabile și justificative trebuie păstrate în arhivă pentru:

5 ani: Registrele contabile și documentele justificative.

10 ani: Situațiile financiare anuale și consolidate.

📌 Sfat: Utilizează un sistem de arhivare digital pentru a preveni pierderea documentelor fizice.

7. Cum influențează cheltuielile deductibile calculul impozitului pentru SRL?

‍Cheltuielile deductibile joacă un rol esențial în reducerea impozitului pe profit datorat de o firmă. Practic, ele scad baza de impozitare, ceea ce înseamnă că vei plăti mai puțin către stat.

‍Formula de bază pentru calculul impozitului pe profit

‍Impozitul pe profit se calculează astfel:

‍Impozit pe profit = (Venituri totale - Cheltuieli deductibile) x 16%

‍Cu cât identifici și justifici mai multe cheltuieli deductibile, cu atât baza impozabilă este mai mică, iar impozitul datorat scade.

‍Exemplu practic

Scenariul 1: Fără optimizare fiscală

Venituri totale: 1.000.000 lei

Cheltuieli totale: 800.000 lei

Profit impozabil: 200.000 lei

Impozit pe profit (16%): 32.000 lei

Scenariul 2: Cu optimizare fiscală

Venituri totale: 1.000.000 lei

Cheltuieli totale: 800.000 lei

Cheltuieli deductibile suplimentare: 50.000 lei

Profit impozabil: 150.000 lei

Impozit pe profit (16%): 24.000 lei

➡️ Rezultat: Prin identificarea unor cheltuieli deductibile suplimentare, firma economisește 8.000 lei la impozitul pe profit.

8. Greșeli frecvente în gestionarea cheltuielilor deductibile și cum să le eviți

‍Gestionarea cheltuielilor deductibile este un proces esențial pentru orice firmă, dar poate deveni complicat dacă nu acorzi atenție detaliilor. Multe companii fac greșeli care pot duce la pierderi financiare sau probleme cu autoritățile fiscale. Iată cele mai comune greșeli și soluțiile pentru a le evita:

‍1. Confundarea cheltuielilor personale cu cele ale firmei

‍Una dintre cele mai frecvente greșeli este decontarea cheltuielilor personale pe firmă. Aceasta poate atrage sancțiuni în cazul unui control fiscal.

✏️ Exemplu: Plătirea unei vacanțe sau a unei mese personale din contul firmei.

📌 Cum să eviți:

Folosește conturi bancare separate pentru firma ta și cheltuielile personale.

Verifică dacă fiecare cheltuială are legătură cu activitatea economică a companiei.

2. Ignorarea limitelor pentru cheltuieli parțial deductibile

‍Cheltuielile precum cele de protocol sau pentru vehicule utilizate parțial în scop personal au limite de deductibilitate. Ignorarea acestora poate duce la erori în calculul impozitului.

✏️ Exemplu: Deductibilitatea pentru protocol este limitată la 2% din profitul brut, dar firma ta deduce întreaga sumă.

📌 Cum să eviți:

Utilizează un software de contabilitate pentru a urmări cheltuielile limitate.

Setează alerte pentru a ști când te apropii de plafonul legal.

3. Documentare insuficientă

‍Lipsa documentelor justificative sau completarea lor incorectă face ca anumite cheltuieli să fie respinse de autoritățile fiscale.

✏️ Exemplu: Lipsa facturilor pentru serviciile de marketing achiziționate.

📌 Cum să eviți:

Păstrează toate documentele justificative (facturi, bonuri, contracte).

Implementează un sistem de arhivare fizic și digital pentru acces ușor.

4. Ignorarea modificărilor legislative

‍Legislația fiscală se schimbă frecvent, iar neactualizarea cunoștințelor poate duce la aplicarea greșită a regulilor de deductibilitate.

✏️ Exemplu: O cheltuială care era deductibilă anul trecut poate deveni nedeductibilă conform noilor reglementări.

📌 Cum să eviți:

Consultă periodic un expert contabil.

Abonează-te la actualizări legislative din domeniul fiscal.

5. Deducerea cheltuielilor înainte de plata efectivă

‍Pentru microîntreprinderile care aplică contabilitatea de casă, cheltuielile sunt deductibile doar după ce sunt plătite efectiv.

✏️ Exemplu: Înregistrarea unei facturi ca deductibilă fără ca plata să fi fost realizată.

📌 Cum să eviți:

Ține o evidență clară a plăților efectuate.

Corelează înregistrările contabile cu plățile reale.

6. Nerespectarea legăturii dintre cheltuieli și venituri

‍Orice cheltuială deductibilă trebuie să contribuie direct la generarea de venituri pentru companie.

✏️ Exemplu: Achiziționarea de produse care nu sunt relevante pentru activitatea firmei.

📌 Cum să eviți:

Asigură-te că fiecare cheltuială poate fi justificată din punct de vedere economic.

Păstrează documente suplimentare (ex: rapoarte, contracte) pentru a demonstra necesitatea cheltuielii.

7. Deducerea TVA pentru cheltuieli nedeductibile

‍Regulile pentru deducerea TVA pot fi diferite de cele pentru deducerea cheltuielilor la calculul impozitului pe profit.

✏️ Exemplu: Încercarea de a deduce TVA pentru o cheltuială personală trecută pe firmă.

📌 Cum să eviți:

Verifică regulile specifice privind TVA înainte de a înregistra o cheltuială.

Cere ajutorul unui contabil pentru a clarifica situațiile ambigue.

9. Concluzie

Gestionarea corectă a cheltuielilor deductibile este mai mult decât o simplă obligație contabilă – este o oportunitate de a reduce impozitele legal și de a reinvesti economiile în creșterea afacerii tale. Fie că vorbim de cheltuieli integral deductibile, parțial deductibile sau de evitarea celor nedeductibile, cheia este să fii informat și să respecți reglementările fiscale. Prin documentarea corectă, colaborarea cu un contabil experimentat și implementarea unor proceduri interne clare, poți profita la maximum de deducerile disponibile, fără riscul unor penalități în cazul unui control fiscal.

📌 Cu Bono, gestionarea cheltuielilor devine simplă și fără stres. Te ajutăm să economisești timp, să înțelegi regulile fiscale și să optimizezi resursele firmei tale. Simplu, eficient, cu încredere! 🚀