TVA intracomunitar - cum obții cod, cum îl verifici pe VIES și cum plătești TVA-ul

Ca antreprenor e foarte probabil să te fi lovit de complexitatea tranzacțiilor cu parteneri din Uniunea Europeană - adică de chestiuni ce țin de TVA-ul intracomunitar.

În acest ghid, vei găsi informații practice despre cum să navighezi sistemul TVA-ului intracomunitar, de la înregistrare și verificare, până la regulile de facturare și plata taxelor. Scopul nostru? Să-ți oferim informațiile de care ai nevoie ca să-ți gestionezi ușor obligațiile fiscale în Uniunea Europeană.

Ce este TVA-ul intracomunitar și cum funcționează sistemul VIES

TVA-ul intracomunitar este sistemul de taxare aplicat tranzacțiilor comerciale dintre firme din state membre UE. A fi plătitor sau neplătitor de TVA implică respectarea unor condiții și obligații specifice.

Așadar, dacă ai o firmă neplătitoare de TVA în România, acest sistem îți permite să faci afaceri cu parteneri din UE, folosind un cod special de TVA intracomunitar.

Uite ce trebuie să știi despre TVA-ul intracomunitar:

👉Se aplică doar la tranzacții între firme din țări UE diferite.

👉Poți face achiziții intracomunitare chiar dacă nu ești plătitor de TVA.

👉Ai nevoie de un cod special de TVA intracomunitar.

👉TVA-ul se plătește în țara unde ajunge produsul sau serviciul, nu de unde pleacă.

Sistemul VIES (VAT Information Exchange System) este o platformă electronică creată de Comisia Europeană. Rolul său este să ajute autoritățile fiscale din UE să schimbe informații despre TVA-ul intracomunitar. VIES te ajută să:

👉Verifici dacă un cod de TVA intracomunitar este valid.

👉Urmărești tranzacțiile intracomunitare.

👉Reduci riscul de fraude cu TVA în comerțul intracomunitar.

Verificarea în sistemul VIES este foarte importantă când faci tranzacții intracomunitare. Te ajută să te asiguri că partenerii tăi au coduri valide de TVA intracomunitar.

Sistemul de TVA intracomunitar și VIES sunt instrumente de bază pentru ca totul să meargă bine în comerțul dintre țările UE, asigurând o taxare corectă și prevenind problemele cu plata taxelor.

Acum că ai înțeles ce sunt aceste concepte, hai să vedem cum poți obține și verifica codul de TVA intracomunitar.

Cum obții sau verifici codul de TVA intracomunitar

Ca să faci tranzacții intracomunitare, ai nevoie de un cod de TVA intracomunitar. Acest cod identifică firma ta în operațiunile cu parteneri din Uniunea Europeană.

Cum obții codul de TVA intracomunitar

Pentru a obține acest cod, urmează pașii:

1️⃣Depune declarația 700 (care înlocuit formularul 091) la ANAF-ul de care aparține firma ta.

2️⃣Pregătește aceste documente:

📃Copie după certificatul de înregistrare a firmei (CUI)

📃Copie după cartea ta de identitate (dacă tu reprezinți firma)

📃Balanța financiară recentă sau o explicație (dacă e nevoie)

3️⃣Cere înregistrarea specială pentru TVA înainte de a face prima achiziție intracomunitară.

După ce ANAF analizează cererea, vei primi certificatul de înregistrare pentru TVA intracomunitar în câteva zile.

Cum verifici codul de TVA intracomunitar

Poți verifica dacă un cod TVA intracomunitar este valid în sistemul VIES al Comisiei Europene. Acolo poți:

👉Verifica dacă partenerii tăi din UE sunt înregistrați pentru TVA;

👉Te asiguri că folosesc un cod valid, înainte să le trimiți produse sau servicii;

👉Vedea dacă poți emite factura fără TVA, conform regulilor europene.

Reține că verificarea în VIES se face doar cu codul de identificare fiscală și țara, nu cu numele firmei.

După ce îl obții, folosește codul de TVA intracomunitar în aceste situații:

👉Când cumperi produse sau servicii de la furnizori din UE.

👉Când oferi servicii clienților din alte țări UE.

👉Când declari și plătești TVA-ul pentru tranzacțiile intracomunitare în România.

Folosirea corectă a codului de TVA intracomunitar te ajută să facturezi conform regulilor și să eviți probleme atunci când colaborezi cu firme din alte țări UE.

Acum că știi cum se obține și cum se verifică un cod valid, hai să vedem ce trebuie să știi despre achizițiile intracomunitare — pas cu pas.

Achiziții intracomunitare - reguli și proceduri

Achizițiile intracomunitare sunt tranzacții prin care cumperi bunuri sau servicii de la o firmă dintr-o altă țară UE. Pentru a face astfel de achiziții, trebuie să respecți anumite reguli:

Plafonul pentru achiziții intracomunitare de bunuri

Există o limită de 34.000 lei pe an pentru achizițiile intracomunitare de bunuri. Dacă depășești această sumă, trebuie să te înregistrezi în scopuri speciale de TVA pentru plata TVA-ului. Dacă nu depășești, poți alege dacă vrei sau nu să te înregistrezi.

Pentru a înțelege mai bine implicațiile alegerii statutului fiscal la înființarea firmei, poți consulta un articol despre a fi plătitor de TVA sau neplătitor de TVA la înființarea firmei.

Pentru achizițiile intracomunitare de servicii, chiar dacă ai o singură tranzacție, trebuie să te înregistrezi în scopuri speciale de TVA înainte de efectuarea operațiunii, indiferent de valoarea ei.

Cum funcționează taxarea inversă la achizițiile intracomunitare

Când cumperi produse sau servicii de la o firmă din altă țară din UE, factura vine fără TVA. Asta pentru că se aplică mecanismul de taxare inversă. Ce înseamnă asta pentru tine:

👉Dacă firma ta nu e plătitoare de TVA, trebuie să declari și să plătești TVA-ul (19%) în România.
👉Dacă firma ta este plătitoare de TVA, trebuie să declari TVA-ul în decontul 300 – atât ca TVA colectată, cât și ca TVA deductibilă. Practic, îl "auto-colectezi" și îl "auto-deduci" în același formular.

Dacă ai drept de deducere integral, nu vei avea de plătit efectiv nimic – doar trebuie să faci corect declarațiile.

🧐Exemplu simplu:

Cumperi un software din Germania pentru 1.000 euro.

Factura vine fără TVA, pentru că firma din Germania are cod valid de TVA intracomunitar.

→ Dacă ești plătitor de TVA, vei trece 190 euro (19%) în decontul tău, atât ca taxă datorată, cât și ca taxă deductibilă.

→ Dacă nu ești plătitor de TVA, trebuie să plătești efectiv acei 190 euro către statul român.

Pentru a beneficia de deducerea TVA, este esențial să înțelegi ce tipuri de cheltuieli sunt deductibile pentru un SRL.

Declararea achizițiilor intracomunitare

Dacă faci achiziții intracomunitare, trebuie să depui aceste declarații în fiecare lună:

👉Declarația 390 - pentru a arăta ce tranzacții intracomunitare ai făcut.

👉Declarația 301 - pentru a declara și plăti TVA-ul pentru achiziții.

⏰Trebuie să trimiți aceste declarații până pe 25 ale lunii următoare celei în care ai făcut tranzacțiile.

Respectând aceste reguli, te asiguri că totul este legal și corect cu achizițiile tale intracomunitare, indiferent dacă plătești sau nu TVA în mod normal. Acum, să vedem cum se aplică regulile pentru prestările de servicii intracomunitare și facturare.

Prestări de servicii intracomunitare și facturare

Când vine vorba de tranzacții intracomunitare, prestările de servicii au reguli speciale privind facturarea și TVA-ul. Dacă oferi servicii clienților din alte țări UE, este bine să înțelegi aceste reguli.

Reguli de bază pentru prestările de servicii intracomunitare

👉Serviciile sunt considerate prestate acolo unde clientul are sediul firmei.

👉Tu, ca prestator, emiți factura fără TVA, dar scrii pe ea "taxare inversă".

👉Clientul trebuie să plătească TVA în țara sa, prin taxare inversă.

Este indicat să verifici codul de TVA intracomunitar al clientului înainte de a emite factura.

Facturarea prestărilor de servicii intracomunitare

O factură pentru servicii intracomunitare trebuie să aibă:

👉Codul tău de TVA intracomunitar.

👉Codul de TVA intracomunitar al clientului.

👉Mențiunea "taxare inversă" sau "reverse charge".

👉Suma pentru care se aplică TVA-ul, în euro sau în moneda stabilită.

Dacă oferi servicii intracomunitare unui client care nu plătește TVA, regulile pot fi diferite. S-ar putea să trebuiască să te înregistrezi pentru TVA în țara clientului.

Declararea prestărilor de servicii intracomunitare

Dacă oferi servicii intracomunitare, trebuie să depui lunar:

👉Declarația recapitulativă 390 - pentru a raporta tranzacțiile intracomunitare.

👉Decontul de TVA - pentru a arăta operațiunile scutite cu drept de deducere.

Aceste declarații ajută la urmărirea tranzacțiilor intracomunitare și la aplicarea corectă a TVA-ului.

Particularități și excepții

Unele servicii nu respectă regula generală de taxare la client:

🏢Serviciile legate de proprietăți imobiliare - se taxează în țara unde se află proprietatea.

🎭Serviciile culturale, artistice, sportive - se taxează unde au loc evenimentele.

🧑‍🍳Serviciile de restaurant și catering - se taxează unde sunt prestate fizic.

În aceste cazuri, s-ar putea să trebuiască să te înregistrezi pentru TVA în țara unde se prestează serviciul. După ce ai facturat corect, trebuie să știi cum să te înregistrezi și să plătești TVA-ul intracomunitar.

Plata TVA-ului intracomunitar

Trebuie să declari și să plătești TVA-ul intracomunitar astfel:

Pentru achiziții intracomunitare:

👉Firma de la care cumperi îți trimite factura fără TVA.

👉Tu calculezi TVA-ul de 19% și îl plătești în România.

Pentru prestări de servicii intracomunitare:

👉Tu emiți factura fără TVA.

👉Clientul plătește TVA-ul în țara sa.

Declari și plătești TVA-ul intracomunitar prin:

👉Declarația 390 - pentru a raporta tranzacțiile intracomunitare.

👉Declarația 301 - pentru a declara și plăti TVA-ul pentru achiziții.

⏰Trebuie să depui aceste declarații în fiecare lună, până pe 25 ale lunii următoare celei în care ai făcut tranzacțiile.

E important să urmezi regulile ca să eviți amenzi și să te bucuri de beneficiile comerțului în interiorul UE.

Acum că ai înțeles cum funcționează taxarea inversă, hai să aruncăm o privire și peste câteva situații speciale care pot apărea în practică legate de TVA-ul intracomunitar.

Cazuri speciale și situații particulare în TVA intracomunitar

Uneori, regulile TVA se schimbă în funcție de forma de organizare sau de tipul de tranzacție. Uite ce ar trebui să știi:

TVA intracomunitar pentru PFA

Dacă ai un PFA neplătitor de TVA și cumperi din UE:

👉Dacă achizițiile intracomunitare depășesc 34.000 lei într-un an, trebuie să te înregistrezi pentru TVA.

👉Dacă sunt sub acest prag, înregistrarea este opțională – dar trebuie să decizi înainte de prima achiziție.

În orice caz, ai nevoie de un cod special de TVA intracomunitar înainte de a cumpăra.

SRL-uri sau PFA-uri neplătitoare de TVA care fac tranzacții intracomunitare

Dacă nu plătești TVA și faci tranzacții intracomunitare, ai aceste obligații:

👉Să obții un cod special de TVA intracomunitar.

👉Să declari achizițiile intracomunitare cu declarația 390 în fiecare lună.

👉Să plătești TVA-ul pentru achiziții în România, prin taxare inversă

Ce înseamnă taxarea inversă pentru achiziții intracomunitare:

👉Primești factura fără TVA de la furnizorul din UE.

👉Tu calculezi TVA-ul (de regulă 19%) și îl treci în declarația ta de TVA.

👉Dacă ești plătitor, îl declari ca taxă colectată și deductibilă, în același formular.

👉Nu plătești TVA furnizorului – îl „auto-colectezi” în România.

Situații particulare

Sunt și cazuri în care se aplică reguli speciale:

👉Mijloace de transport noi cumpărate din UE.

👉Produse accizabile (alcool, tutun, carburanți).

👉Servicii electronice, telecom, radio/TV vândute către persoane fizice din alte țări UE.

Pentru aceste situații, e bine să consulți un specialist sau să verifici legislația actualizată.

Ce reții din acest ghid

TVA-ul intracomunitar poate părea complicat la început, dar nu trebuie să fie. Cu pașii potriviți, devine doar o parte firească din modul în care faci afaceri în UE.

✔️ Obține și verifică un cod valid de TVA.
✔️ Respectă regulile pentru facturi și declarații.
✔️ Fii atent la excepții și consultă site-ul ANAF din când în când – aici ai linkul direct.

Iar dacă ai nevoie de ajutor pe parcurs, suntem aici.
📌 Cu Bono, te ocupi de partea de business, noi ne ocupăm de restul. Simplu și fără griji.