Contractul de colaborare pentru SRL în 2025: Model, taxe, avantaje

În 2025, multe SRL-uri lucrează cu freelanceri, PFA-uri sau alte firme pe proiecte. Ghidul de mai jos îți arată, pe scurt și aplicat, când e potrivit contractul de colaborare, ce clauze să incluzi, care sunt taxele actuale și ce riscuri să eviți (mai ales recalificarea în relație de muncă).

Ce este contractul de colaborare și când îl folosești ca SRL

Este un acord civil (Cod civil) între două părți care livrează rezultate, fără subordonarea specifică muncii salariate. Când este util un contract de colaborare pentru SRL-ul tău:

ai nevoie de expertiză punctuală (web design, copy, consultanță);

vrei să livrezi împreună cu un alt SRL un proiect mai mare;

ai vârfuri de activitate și nu vrei să angajezi pe perioadă nedeterminată.

❗️Important: relația trebuie să fie independentă, cu focus pe rezultate/ livrabile, nu pe „program” și „cum” lucrează colaboratorul.

Tipuri de contracte de colaborare pentru SRL-uri

Contract de colaborare SRL cu SRL

Când colaborezi cu un alt SRL, contractul trebuie să fie clar și detaliat: fiecare firmă își asumă livrabilele, termenele și responsabilitățile. Stabiliți cum împărțiți costurile și veniturile, cum facturați și ce se întâmplă dacă apar probleme. Nu uita de clauze de confidențialitate și standarde de calitate.

Din punct de vedere fiscal, fiecare SRL își emite propria factură și își plătește taxele (micro 1% sau 3%, ori impozit pe profit 16%, în funcție de încadrare). Începând cu 2025, toate facturile trebuie transmise obligatoriu prin sistemul e-Factura.

Contract de colaborare SRL cu persoană fizică

Ai două opțiuni principale:

🙋‍♂️Contract cu persoană fizică (drepturi de autor)

👉Folosit pentru servicii creative sau intelectuale (redactare, design, traduceri).

👉SRL-ul reține și plătește impozit 10% pe venitul net (brut – 40% cheltuială forfetară).

👉În funcție de venituri, se pot datora și contribuții sociale (CAS/CASS).

🏢Contract cu PFA / Întreprindere individuală

👉Colaboratorul emite factură și își plătește singur toate taxele.

👉SRL-ul nu are obligații fiscale suplimentare, doar înregistrează factura și o transmite prin e-Factura.

👉Este varianta preferată pentru colaborări regulate și de durată.

Contracte specializate

Pentru servicii punctuale – cum ar fi reparații, mentenanță sau IT – cel mai simplu este să folosești un contract de prestări servicii.

Exemplu de contract de prestări servicii IT

Pentru colaborările de tip IT (dezvoltare software, mentenanță, administrare servere), cel mai simplu este să folosești un contract de prestări servicii. Ca să-ți fie mai clar, am pregătit un model orientativ pe care îl poți adapta la nevoile tale.

Acest template nu înlocuiește consultanța juridică, dar îți oferă un punct de plecare sigur pentru contractele de servicii IT.

Contract de muncă vs Contract de comodat

Pentru propriul SRL, o întrebare frecventă e când să alegi angajarea cu contract de mandat în loc de un contract individual de muncă. Diferențele sunt mari și pot schimba mult situația ta fiscală și legală.

În cazul unui contract de muncă, beneficiezi de facilități fiscale (deducere personală și scutire de 300 lei), iar asta înseamnă că primești în mână cu aproximativ 200 lei mai mult față de un contract de mandat, la același brut (calculat la salariul minim de 4050 lei).

Model de contract de colaborare - elemente esențiale

Când redactezi un contract de colaborare pentru SRL-ul tău, anumite elemente sunt obligatorii pentru a fi valabil și pentru a te proteja din punct de vedere legal:

Identificarea părților

Pentru SRL-ul tău, trebuie să incluzi:

👉Denumirea completă a societății

👉Sediul social și adresa de corespondență

👉Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului

👉Codul de identificare fiscală (CIF)

👉Reprezentantul legal (de obicei administratorul)

Pentru cealaltă parte, fie că e persoană fizică sau juridică, toate datele complete de identificare.

Obiectul contractului - Foarte important!

Scrie clar ce urmează să se livreze. Evită formulările vagi („servicii IT”), și descrie concret rezultatul așteptat: de exemplu, „dezvoltarea unei aplicații web cu funcționalități de e-commerce, integrare plăți și testare până la data de [data]”.

Durata și termenele

Include perioada de derulare, eventuale etape intermediare, condițiile de prelungire și ce se întâmplă dacă nu se respectă termenele.

Aspecte financiare detaliate

Menționează suma sau tariful, modul de plată, termenele (ex.: 30 zile de la facturare), cine suportă taxele bancare și penalitățile pentru întârzieri.

Drepturile și obligațiile fiecărei părți

Pentru SRL-ul tău:

👉Să furnizeze informațiile necesare colaboratorului

👉Să plătească la termenele convenite

👉Să accepte sau să refuze rezultatul în timp util

Pentru colaborator:

👉Să livreze rezultatul conform specificațiilor

👉Să respecte confidențialitatea

👉Să informeze despre eventualele probleme etc.

Clauze de protecție

Confidențialitatea: Foarte importantă când colaboratorul va avea acces la informații sensibile ale afacerii tale.

Proprietatea intelectuală: Cine deține drepturile asupra rezultatelor? De obicei, SRL-ul tau plătește pentru ca drepturile să-i revină.

Forța majoră: Ce se întâmplă în cazuri excepționale (pandemie, calamități naturale etc.)

Încetarea contractului

Specifică:

👉Motivele pentru care contractul poate fi reziliat

👉Preavizul necesar (de ex. 15 zile)

👉Cum se calculează plățile până la momentul încetării

👉Returnarea documentelor și materialelor

Aceste clauze îți vor fi foarte utile dacă colaborarea nu merge conform așteptărilor.

Aspecte fiscale pentru colaborarea între SRL-uri în 2025

Dacă alegi să colaborezi cu un alt SRL, partea fiscală este destul de simplă:

👉Emiți factură pentru serviciile prestate.

👉Plătești impozit ca microîntreprindere (1% sau 3%) sau, dacă depășești noul plafon de 250.000 euro, treci pe impozit pe profit (16%).

👉Respecți regulile de TVA (21%) dacă ești plătitor.

👉Nu ai obligații salariale – colaborarea nu e echivalentă cu un contract de muncă.

Din 2025, toate facturile trebuie transmise prin sistemul e-Factura.

Aspecte legale importante

Indiferent dacă lucrezi cu un freelancer, un PFA sau chiar cu un alt SRL, e esențial ca relația să fie clar de colaborare și nu de subordonare. Pentru asta, legislația fiscală stabilește 7 criterii de independență. Dacă parteneriatul tău respectă cel puțin 4 dintre ele, atunci contractul este văzut ca o relație comercială legitimă, nu ca o angajare mascată.

1. Libertatea de organizare a muncii

Colaboratorul decide cum, unde și când își desfășoară activitatea. Tu stabilești rezultatul final, nu programul zilnic.

2. Resurse proprii

El folosește echipamentele și instrumentele proprii (laptop, software, spațiu de lucru). Dacă totul se face cu resursele firmei tale, relația seamănă cu una de angajare.

3. Asumarea riscurilor

Colaboratorul își asumă riscul profesional și financiar (ex.: dacă întârzie proiectul, suportă consecințele conform contractului).

4. Mai mulți clienți

Nu lucrează doar pentru tine. Poate dovedi că are și alți contractori sau surse de venit.

5. Libertatea de a accepta sau refuza contracte

Colaboratorul poate spune „nu” unor proiecte sau propune condiții diferite, la fel ca un partener de afaceri.

6. Stabilirea tarifelor

El își stabilește propriile prețuri și le negociază cu tine. Nu este plătit pe modelul „salariu fix”.

7. Promovarea activității

Colaboratorul se prezintă public ca profesionist independent – are portofoliu, site, anunțuri sau recomandări.

De ce contează aceste criterii?

Dacă relația ta cu un colaborator nu respectă suficiente criterii, autoritățile pot considera că de fapt este o relație de muncă. Asta ar însemna recalcularea contribuțiilor sociale, penalități și controale suplimentare.

Practic: când redactezi contractul și când colaborezi efectiv, verifică dacă bifezi cel puțin 4 criterii. Asta te protejează legal și fiscal și îți oferă siguranță la un eventual control.

Riscurile și cum să le eviți:

Riscul recalificării contractului de colaborare

Dacă un contract de colaborare seamănă prea mult cu o relație de muncă, autoritățile îl pot recalifica drept angajare mascată. Consecințele nu sunt deloc plăcute: plata retroactivă a contribuțiilor sociale pe ultimii 5 ani, penalități, dobânzi și probleme cu ITM.

Semne de alarmă:

👉colaboratorul vine zilnic la birou, la program fix;

👉primește instrucțiuni detaliate despre cum să lucreze;

👉folosește exclusiv echipamentele firmei;

👉are email corporate, participă la ședințele interne;

👉primește concedii sau beneficii ca angajații.

Concluzie: Alegerea potrivită pentru SRL-ul tău în 2025

Un contract de colaborare îți oferă flexibilitate, dar și responsabilitatea de a-l construi corect, astfel încât să fie o relație comercială reală și sigură fiscal. Dacă respecți criteriile de independență și incluzi clauzele esențiale, îți protejezi atât firma, cât și partenerul de colaborare.

Cum te poate ajuta Bono

Dacă acum pornești la drum, înființarea unui SRL poate fi simplă și fără bătăi de cap. Cu Bono, nu plătești nimic pentru procesul de înființare – vei plăti doar taxele Registrului Comerțului (în jur de 138 lei) și, ulterior, va trebui să depui și capitalul social.

Fără costuri ascunse, fără abonamente obligatorii. Și cine știe? Dacă îți place cum lucrăm, te așteptăm și cu servicii de contabilitate simple și prietenoase (vom lansa în curând).