Sediul social este una dintre primele decizii importante atunci când începi o firmă. Este adresa oficială a companiei tale – locul unde este înregistrată legal și unde primești toată corespondența de la instituții. În acest ghid ai, pe scurt și pe înțeles, toate informațiile de care ai nevoie ca să alegi, să stabilești sau să schimbi sediul social fără bătăi de cap.

Ce este sediul social și de ce contează

Sediul social este adresa juridică a firmei tale. Apare în actul constitutiv, pe facturi, în relația cu banca și în toate documentele depuse la Registrul Comerțului. Este important pentru că stabilește în ce „arie” administrativă și fiscală se află firma ta. Practic, în funcție de adresa pe care o alegi:

1️⃣ Se stabilește instanța competentă în caz de litigii

Dacă firma are un proces sau o dispută juridică, instanța competentă este cea din zona în care se află sediul social (de exemplu, Judecătoria Sector 1, Tribunalul Cluj, ș.a.m.d.). E important pentru că nu poți alege tu instanța – ea este stabilită automat prin sediul social.

2️⃣ Se stabilește administrația fiscală (ANAF) care îți gestionează firma

Aici se stabilesc:

• unde ești înregistrat fiscal,

• care ANAF îți administrează dosarul,

• unde se fac controalele fiscale,

• unde ajung deciziile, notificările sau înștiințările.

3️⃣ Acolo se trimit toate notificările oficiale (ANAF, ONRC, instanțe)

Chiar dacă lucrezi 100% remote sau firma ta nu are activitate la sediu, adresa sediului social este singura pe care instituțiile o recunosc oficial.

Asta înseamnă că:

• orice control fiscal pornește de la administrația fiscală a sediului,

• orice notificare ajunge acolo,

• orice corespondență legală se consideră transmisă atunci când ajunge la sediu.

4️⃣ Tot sediul social determină și registrele în care este înmatriculată firma

Firmele sunt înregistrate la Registrul Comerțului în funcție de județul sediului social. Dacă schimbi județul, are loc:

• radierea din registrul vechi

• reînregistrarea în registrul nou

Unde poți stabili sediul social

Atunci când alegi adresa sediului social, ai mai multe variante. Fiecare vine cu propriile condiții, iar unele solicită documente suplimentare. Mai jos sunt cele mai folosite opțiuni:

1️⃣ La domiciliu

Poți stabili sediul social la adresa ta de domiciliu sau la domiciliul unui asociat/administrator.

Dacă locuința este într-un bloc:

• ai nevoie de acordul proprietarului, dacă nu ești tu proprietarul;

• ai nevoie de acordul asociației de proprietari doar dacă se desfășoară activitate economică în locuință (Legea 230/2007, art. 40).

Pentru sedii „fără activitate” (adică doar adresă juridică), acordul asociației de proprietari nu este cerut.

2️⃣ Într-un spațiu comercial (propriu sau închiriat)

Dacă ai un birou, un magazin sau orice alt spațiu comercial, îl poți folosi ca sediu social. Este cea mai întâlnită alegere pentru firmele care desfășoară efectiv activitate în acel spațiu.

3️⃣ Printr-un serviciu de găzduire

Poți alege găzduirea sediului social oferită de:

• cabinete de avocatură sau firme de consultanță juridică

• firme care se ocupă (online) de înființarea SRL-ului tău, cum este și Bono.

Este o soluție practică dacă nu vrei să folosești adresa personală, dacă ai o activitate 100% online sau dacă vrei să înființezi rapid firma.

Acte necesare pentru sediul social într-un apartament

👉 Contract de comodat sau închiriere pentru spațiu (practică ONRC: durată minimă recomandată 12 luni pentru sedii stabile)

👉Acordul proprietarului (dacă nu ești proprietar)

👉 Declarație pe propria răspundere că respecți condițiile de funcționare

👉Acordul asociației de proprietari numai dacă se desfășoară activitate la sediu (Legea 230/2007, art. 40)

Prelungirea sediului social – procedură și documente necesare

Dacă sediul social a fost stabilit pentru o perioadă limitată (prin comodat, închiriere sau un contract de găzduire), acesta trebuie prelungit înainte de expirare. Este un pas important, pentru că firma rămâne activă doar cât timp sediul social este valabil în Registrul Comerțului.

Când este nevoie să prelungești sediul social

Trebuie să începi procedura atunci când:

• contractul de comodat sau închiriere ajunge la final;

• expiră contractul de găzduire la furnizorul ales;

• ai stabilit anterior sediul social pe o perioadă determinată.

Dacă termenul este depășit, ANAF poate declara firma inactivă fiscal (art. 92 Cod procedură fiscală). Asta poate însemna înscriere în cazierul fiscal și blocarea activității, până la remediere. Ca să eviți aceste situații, este bine să începi demersurile cu cel puțin 30 de zile înainte de expirare.

Documentele necesare pentru prelungirea sediului social

Procesarea dosarului durează, în general, 5–7 zile lucrătoare. Documentele pot fi depuse și online, cu semnătură electronică, fără să fie nevoie să mergi fizic la ONRC.

Schimbarea sediului social – ghid simplu, pas cu pas

Poți schimba sediul social atunci când te muți, vrei o adresă mai potrivită pentru firmă sau ai nevoie să optimizezi costurile. Procedura este clară și devine foarte simplă dacă ai actele pregătite.

Pașii pentru schimbarea sediului social

1️⃣ Aprobarea schimbării sediului

Dacă firma are mai mulți asociați, schimbarea se aprobă printr-o hotărâre AGA. Dacă există un singur asociat, este suficientă declarația acestuia.

2️⃣ Contractul pentru noul spațiu

Poate fi contract de închiriere, comodat sau act de proprietate. Pentru siguranță juridică, este recomandat ca documentul să aibă dată certă.

3️⃣ Depunerea documentelor la ONRC

Dosarul se depune online (cu semnătură electronică) sau la ghișeu.

4️⃣ Achitarea taxelor

ONRC percepe taxe pentru publicarea în Monitorul Oficial și pentru emiterea noului certificat.

5️⃣ Ridicarea actelor

ONRC emite noul certificat de înregistrare și rezoluția de schimbare a sediului.

Actele necesare

👉Cererea de înregistrare (formular M1)

👉Declarația model 3 privind schimbarea sediului

👉Hotărârea AGA sau declarația asociatului unic

👉Contractul care dovedește dreptul de folosință asupra noului spațiu

👉Actul constitutiv actualizat (dacă adresa este menționată în act)

👉Copie după certificatul de înregistrare al firmei

📌 Nu trebuie să notifici ANAF separat — ONRC transmite automat modificarea către ANAF (Legea 359/2004).

Cât costă schimbarea sediului social

Publicare Monitorul Oficial: aprox. 150 lei

Certificat de înregistrare nou: aprox. 60 lei

Costurile pot varia ușor în funcție de județ și de lungimea textului publicat în Monitorul Oficial.

Schimbarea sediului social în alt județ

Dacă muți firma într-un alt județ, procedura este puțin mai complexă, pentru că ONRC trebuie să facă:

• radierea din registrul județului actual, și

• înregistrarea în registrul noului județ.

Documentele sunt, în mare, aceleași, însă procesarea durează mai mult. Unele județe pot solicita o declarație suplimentară a administratorului privind condițiile de funcționare, dar nu este o regulă generală.

Sediu social cu activitate vs. sediu social fără activitate – diferențe și implicații practice

Când îți stabilești sediul social, trebuie să decizi dacă vei desfășura efectiv activitatea firmei la acea adresă sau dacă sediul va funcționa doar ca adresă juridică. Cele două variante sunt ambele legale, dar vin cu obligații și implicații diferite.

Sedu social cu activitate la sediu:

• Ai nevoie de acordul asociației de proprietari dacă sediul este într-un apartament (Legea 230/2007).

• Poți deduce o parte din cheltuielile cu locuința (utilități, întreținere, internet, eventuale costuri de amenajare) proporțional cu suprafața folosită pentru firmă.

• Pot exista implicații asupra impozitului pe clădire, în funcție de cum este folosit spațiul (exclusiv pentru firmă sau mixt).

• Pentru anumite domenii, pot fi necesare avize sau autorizații suplimentare (de exemplu: norme de protecție, aviz DSP, PSI etc.).

• Adresa devine și locul unde pot fi făcute verificări sau controale.
Este o opțiune potrivită dacă firma ta are activitate fizică, prezență constantă în spațiu sau flux de clienți/marfă.

Sediu social fără activitate la sediu:

Aceasta este cea mai frecventă alegere pentru firme noi, business-uri online, freelanceri sau antreprenori care lucrează remote.

Ce înseamnă în mod concret

• Sediul social este doar adresa juridică a firmei.

• Activitatea economică se desfășoară în altă parte (acasă, online, la clienți, într-un birou diferit).

• La sediu se primește doar corespondența oficială de la ONRC, ANAF sau instanțe.

Ce obligații ai:

Trebuie depusă la ONRC o declarație pe propria răspundere că la sediu nu se desfășoară activitate economică (Legea 359/2004, art. 15 alin. (1) lit. e)).

Avantaje

• Fără acordul asociației de proprietari (dacă sediul este într-un apartament).

• Nu se modifică impozitul pe clădire.

• Fără avize și autorizații suplimentare.

• Costuri mai mici și proceduri administrative mult mai simple.

• Mai multă confidențialitate pentru locul în care lucrezi efectiv.

Este varianta ideală dacă firma nu are nevoie de un spațiu fizic pentru activitate.

Sediul fiscal vs. sediul social – diferențe, proceduri și documente necesare

Sediul social

Sediul social este adresa juridică a firmei — cea care apare în actul constitutiv și în Registrul Comerțului. Este punctul oficial de corespondență, locul unde instituțiile trimit documentele și unde firma este înregistrată legal.

Sediul fiscal

Sediul fiscal este adresa declarată la ANAF, locul unde organul fiscal consideră că firma își păstrează documentele și poate fi verificată. Poate fi:

• același cu sediul social, sau

• diferit — inclusiv în alt sector sau alt județ.

Această situație este perfect legală, atât timp cât adresa sediului fiscal este declarată la ANAF prin formularul 700.

Cum se mută sediul fiscal – procedura ANAF

Mutarea sediului fiscal este mult mai simplă decât schimbarea sediului social. Totul se face la ANAF, fără ONRC.

Pașii pentru actualizarea sediului fiscal

1️⃣ Completezi Formularul 700 online, în Spațiul Privat Virtual (SPV).

2️⃣ Bifezi secțiunea „Modificare sediu fiscal”.

3️⃣ Atașezi documentele care dovedesc dreptul de folosință asupra noului spațiu.

4️⃣ Trimiți formularul și aștepți confirmarea ANAF.

Totul se face online — nu este necesar să te prezinți fizic la ghișeu.

3. Documente necesare pentru schimbarea sediului fiscal

ANAF cere, în general, următoarele documente:

• Documentul care atestă dreptul de folosință asupra adresei:

contract de comodat, contract de închiriere sau alt tip de contract de folosință gratuită.

• Copie CUI (certificatul de înregistrare al firmei).

• CI administrator – doar dacă depui fizic (în SPV nu se solicită).

• Împuternicire, dacă depune altcineva decât administratorul.

Procesarea durează, în general 1–5 zile lucrătoare, iar prin SPV este, de obicei, mai rapid.

Cum te poate ajuta Bono

Dacă acum pornești la drum, trebuie să știi că înființarea unui SRL poate fi simplă și fără bătăi de cap. 

Cu Bono, nu plătești nimic pentru procesul de înființare – vei plăti doar taxele Registrului Comerțului (în jur de 138 lei) și, ulterior, va trebui să depui și capitalul social.

În plus, îți găzduim gratuit sediul social în primul an după înființarea firmei.

Fără griji și fără bătăi de cap. Fără costuri ascunse, fără abonamente obligatorii. Și cine știe? Dacă îți place cum lucrăm, te așteptăm și cu servicii de contabilitate simple și prietenoase (vom lansa în curând).

Întrebări frecvente despre sediul social al firmei

1. Ce este sediul social al unei firme și de ce este obligatoriu?

Sediul social este adresa juridică a firmei – locul în care aceasta este înregistrată legal și unde primește toate notificările oficiale. Este obligatoriu pentru orice firmă, încă din momentul înființării.

2. Pot avea sediul social la domiciliul meu?

Da. Poți stabili sediul social în locuința ta sau în locuința unui asociat/administrator, cu acordul proprietarului.

Acordul asociației de proprietari este necesar numai dacă desfășori activitate economică la sediu. Pentru un sediu „fără activitate”, acordul asociației nu este cerut.

3. Ce acte sunt necesare pentru stabilirea sediului social într-un apartament?

În general, ai nevoie de:

•contract de comodat sau de închiriere,

•acordul proprietarului (dacă nu ești tu proprietarul),

•declarație pe propria răspundere privind condițiile de funcționare,

•acordul asociației (doar pentru sedii cu activitate economică în locuință).

4. Ce înseamnă găzduirea sediului social și când se recomandă?

Găzduirea sediului social este un serviciu prin care un avocat, un cabinet juridic sau o firmă specializată îți pune la dispoziție o adresă legală pentru înregistrarea companiei.

Este utilă mai ales pentru start-up-uri, firme online sau antreprenori care nu vor să folosească adresa personală.

5. Ce se întâmplă dacă expiră contractul de sediu social?

Dacă nu prelungești sediul social la timp, ANAF poate declara firma inactivă fiscal (art. 92 Cod procedură fiscală).

6. Cum pot schimba sediul social al firmei?

Ai nevoie de:

•hotărârea asociaților (sau declarația asociatului unic),

•un nou contract de folosință pentru spațiu,

•depunerea documentelor la ONRC,

•achitarea taxelor.

ONRC transmite automat modificarea către ANAF – nu trebuie să depui nimic suplimentar.

Procedura durează puțin mai mult, iar unele ONRC-uri pot solicita o declarație suplimentară privind condițiile de funcționare.

7. Ce este un sediu social fără activitate?

Este un sediu folosind doar ca adresă juridică, fără desfășurarea activității economice acolo.

Necesită depunerea unei declarații la ONRC conform Legii 359/2004.

Avantaj: fără acordul asociației, fără avize și fără impact asupra impozitului pe clădire.