Cum alegi codul CAEN potrivit pentru SRL-ul tău: Ghid cu modificările din 2025

‍Selectarea adecvată a codului CAEN este esențială atât pentru respectarea legislației, cât și pentru obținerea unor avantaje precum facilități fiscale, autorizații sau participarea la licitații publice.

‍

1. Ce este codul CAEN și de ce este important pentru afacerea ta?

Dacă înființezi un SRL, unul dintre primii pași este alegerea codului CAEN (CAEN înseamnă de fapt "Clasificarea Activităților din Economia Națională"). Acesta determină activitatea principală a firmei tale și ce tipuri de servicii sau produse poți oferi în mod legal. Alegerea corectă a codului CAEN este importantă nu doar pentru conformitatea cu legislația, ci și pentru accesul la anumite facilități fiscale, autorizații sau licitații publice.

Codul CAEN este un număr format din 4 cifre care identifică în mod unic fiecare tip de activitate economică. De exemplu, dacă ești programator și vrei să îți deschizi un SRL pentru realizarea de software la comandă, un cod CAEN potrivit pentru tine ar fi: 6210 - Activități de realizare a softului la comandă (software orientat client). Acesta se află într-o grupă CAEN (în acest caz Grupa CAEN 621 - Activități de programare, care la rândul ei e inclusă în Diviziunea CAEN 62 - Activități de programare și activități de consultanță în tehnologia informației

Este important de menționat că în 2025, sistemul CAEN a fost actualizat la versiunea Rev. 3, ceea ce înseamnă că unele activități au fost recodificate, unele au fost detaliate mai precis, iar altele au fost comasate.

2. Câte coduri CAEN poate avea un SRL?

Spre deosebire de alte forme de organizare, cum ar fi PFA-urile sau SRL-D-urile, un SRL standard nu are o limită legală în ceea ce privește numărul de coduri CAEN pe care le poate avea.

Totuși, trebuie să ții cont de câteva aspecte:

Codul principal trebuie să reflecte activitatea predominantă a firmei.

Codurile secundare pot fi adăugate pentru activități suplimentare, fără a afecta obiectul principal de activitate.

Limitări fiscale și administrative – Deși nu există o limită impusă, prea multe coduri pot complica raportările fiscale și administrarea afacerii.

3. Cum alegi codul CAEN corect? Ghid pas cu pas

‍Alegerea codului CAEN nu trebuie să fie un proces complicat dacă urmezi acești pași:

1. Identifică activitatea principală

‍Înainte de a consulta lista de coduri CAEN, fă un exercițiu de clarificare:

Notează activitățile principale care vor genera cea mai mare parte a veniturilor.

Identifică activitățile secundare sau complementare pe care intenționezi să le desfășori.

Gândește-te la potențiale direcții de expansiune în viitorul apropiat.

2. Verifică lista cu codurile oficiale CAEN

‍Pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC) poți verifica lista actualizată a codurilor CAEN. Aceeași listă o poți găsi într-un format mai detaliat pe site-ul Institutului Național de Statistică.

‍3. Analizează ce înseamnă fiecare cod CAEN

Nu te baza doar pe titlurile codurilor CAEN:

Citește cu atenție descrierile complete ale activităților incluse în fiecare cod.

Verifică dacă activitățile tale se încadrează exact în descrierile oferite.

Fii atent la activitățile excluse din anumite coduri pentru a evita confuziile.

Unele coduri CAEN vin cu cerințe specifice:

Verifică dacă există restricții legale pentru codurile alese (de exemplu, necesitatea unor autorizații speciale).

Asigură-te că codurile selectate sunt compatibile între ele și cu forma juridică a afacerii tale.

Consultă un expert juridic sau fiscal dacă ai dubii privind anumite coduri.

Prioritizează și selectează strategic

Selectează un cod principal care reflectă cel mai bine activitatea predominantă.

Alege coduri secundare care completează logic activitatea principală.

Evită supraîncărcarea cu coduri care nu sunt esențiale în prezent.

4. Stabilește care este codul CAEN principal și care sunt codurile CAEN secundare

Codul CAEN principal este ca un „act de identitate” al firmei tale.

El spune exact cu ce se ocupă afacerea ta și este primul lucru pe care autoritățile, partenerii și clienții îl văd despre tine.

Apare pe certificatul de înregistrare: Este singurul cod vizibil pe documentul oficial al companiei.

Mai mult, poate influența relația cu băncile, investitorii sau colaboratorii, deoarece aceștia se bazează pe acest cod pentru a înțelege domeniul tău de activitate.

Pe lângă codul principal, poți adăuga și coduri CAEN secundare, care îți oferă flexibilitate și deschid ușa către noi oportunități de afaceri.

Îți permit să extinzi activitatea firmei fără să schimbi obiectul principal de activitate.

Dacă vrei să diversifici serviciile sau să te adaptezi rapid la piață, codurile secundare sunt un instrument util pentru a acoperi și alte tipuri de activități care susțin afacerea ta.

Dacă ai mai multe activități în firmă și nu știi cum să le prioritizezi, iată câteva aspecte de care să ții cont atunci când decizi care cod CAEN va fi principal și care vor fi cele secundare:

Ce activitate îți aduce cei mai mulți bani? – Dacă ai deja o sursă principală de venit sau ai estimări clare despre care activitate va genera cel mai mult profit, aceasta ar trebui să fie codul principal al firmei tale.

Pe ce vrei să te concentrezi pe termen lung? – Codul principal ar trebui să reflecte direcția strategică a afacerii tale, nu doar activitatea de moment. Dacă ai un plan clar de dezvoltare, alege un cod care se potrivește cu viziunea pe termen lung.

Unde investești cele mai multe resurse? – Gândește-te la timpul, oamenii și banii pe care îi dedici fiecărei activități. Dacă un domeniu îți consumă cea mai mare parte a resurselor, probabil că acesta ar trebui să fie codul principal.

Ce face echipa ta cel mai bine? – Alegerea codului principal ar trebui să țină cont și de competențele echipei tale. Dacă ai specialiști într-un anumit domeniu, e logic să prioritizezi acea activitate.

Codurile secundare sunt utile pentru a extinde activitatea fără modificări majore, așa că le poți adăuga pentru servicii conexe sau pentru planurile tale de viitor.

4. Când ai nevoie de autorizarea unui cod CAEN?

‍Autorizarea merge dincolo de simpla includere a codurilor în actele companiei și presupune 2 etape.

Declararea codurilor: Se face la înființarea firmei sau prin actualizarea ulterioară a actelor constitutive.

Autorizarea propriu-zisă: Implică obținerea permisiunii de a desfășura efectiv activitățile respective.

Nu toate codurile CAEN necesită autorizare specială, dar pentru unele domenii există cerințe suplimentare. De exemplu:

Dacă desfășori activități de producție, comerț sau servicii în anumite domenii reglementate (alimentar, transport, sănătate), este posibil să ai nevoie de avize de la autoritățile competente (DSP, DSV, ARR etc.).

Pentru activitățile desfășurate la sediul social, trebuie să depui o declarație pe propria răspundere privind desfășurarea activităților în spațiul respectiv.

5. Pașii pentru autorizarea codurilor CAEN în România

‍Pentru a autoriza codurile CAEN, urmează acești pași:

1. Depunerea declarației pe proprie răspundere (Anexa 2) în care se menționează codurile CAEN pentru care se dorește autorizarea.

2. Obținerea avizelor specifice: Unele activități necesită aprobări suplimentare (de exemplu, de la DSP pentru activități alimentare).

3. Inspecții la fața locului: Autoritățile pot verifica respectarea normelor de funcționare.

4. Emiterea certificatului constatator: Documentul care confirmă autorizarea activităților.

6. Consecințele desfășurării activității fără codul CAEN corespunzător 

‍Conform legislației în vigoare și informațiilor furnizate de ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală), iată principalele riscuri:

Amenzi: Autoritățile pot impune penalități financiare, care pot varia în funcție de gravitatea situației și durata neconformității.

Suspendarea temporară a activității: În cazuri mai severe, autoritățile pot ordona încetarea temporară a operațiunilor până la remedierea situației.

Anularea facturilor emise: Facturile emise pentru activități neacoperite de codurile CAEN autorizate pot fi considerate nule, ceea ce poate duce la probleme fiscale complexe.

7. Modificări ale codurilor CAEN în 2025 (CAEN Rev. 3)

‍Noua clasificare CAEN 2025 introduce trei tipuri principale de schimbări:

Divizarea unor coduri CAEN existente – Unele activități au fost detaliate mai precis. De exemplu:

Codul 4531 (Comerț cu ridicata de piese auto) s-a împărțit în două coduri noi:

4618 (Activități ale agenților de comerț auto)

4672 (Vânzarea cu ridicata de piese auto)

Comasarea unor coduri CAEN – Unele activități au fost grupate pentru a reflecta mai bine structura economică actuală. De exemplu:

Codurile 6202 (Consultanță IT) și 6203 (Management IT) au fost unite sub noul cod 6220.

Recodificarea unor activități fără modificare de conținut – În unele cazuri, codurile CAEN au fost doar renumerotate, fără a schimba definiția activităților. De exemplu:

Codul 4677 (Comerț cu ridicata al deșeurilor) a devenit 4687.

8. Cine trebuie să-și actualizeze codurile CAEN în 2025?

‍Toate firmele trebuie să verifice dacă sunt afectate de schimbări, dar în special:

SRL-urile și PFA-urile care au coduri CAEN ce au fost modificate, redenumite sau eliminate.

Companiile care aplică pentru licențe și autorizații – anumite activități necesită actualizarea codului CAEN pentru obținerea aprobărilor necesare.

Firmele care vor să își extindă activitatea și doresc să adauge noi coduri CAEN relevante pentru 2025.

Cum îți actualizezi codul CAEN la ONRC?

Verifică dacă firma ta este afectată – Consultă lista actualizată CAEN Rev. 3 pentru a vedea dacă unul dintre codurile tale a fost schimbat. Găsești aici un tabel de corespondență între codurile noi și cele vechi.

Pregătește documentele necesare

Depune documentele la ONRC – Procesul poate fi realizat:

- Online prin portalul ONRC, folosind semnătura electronică

- Fizic la sediul ONRC din județul în care firma își are sediul

Primește certificatul constatator – Acesta confirmă modificarea activităților firmei tale.

9. Documente necesare pentru modificarea codurilor CAEN

‍Pentru a modifica codurile CAEN, vei avea nevoie de următoarele documente:

Cererea de înregistrare în registrul comerțului: Acest formular (Anexa 2a) trebuie completat la secțiunea V, punctul 8, dedicat actualizării obiectului de activitate conform CAEN Rev. 3. Formularul poate fi obținut de pe site-ul ONRC sau direct de la sediul instituției.

Împuternicire pentru persoana desemnată: Dacă formalitățile sunt realizate de o persoană împuternicită, este necesară o împuternicire notarială sau o procură semnată de administratorul societății.

În cazul în care actualizarea obiectului de activitate implică modificări suplimentare, precum detalierea sau agregarea claselor CAEN, se impun documente adiționale:

Act modificator al actului constitutiv: Acesta poate fi reprezentat de hotărârea adunării generale a asociaților/acționarilor sau de decizia asociatului unic, în funcție de structura societății.

Actul constitutiv actualizat: Reflectă noile modificări ale obiectului de activitate.

Declarație pe propria răspundere privind autorizarea funcționării: Atestă îndeplinirea condițiilor legale pentru desfășurarea noilor activități.

Certificatul de înregistrare al firmei (original): Este necesar în cazul modificării obiectului principal de activitate.

Care este termenul limită pentru actualizarea codurilor CAEN?

‍În realitate nu se specifică o dată limită până la care trebuie făcută actualizarea, dar recomandările generale sunt să faci actualizarea cât mai repede pentru a evita complicațiile administrative.

10. Concluzie

Alegerea și actualizarea codului CAEN este un pas esențial pentru buna funcționare a unui SRL, influențând atât conformitatea legală, cât și accesul la diverse oportunități economice. Modificările aduse de CAEN Rev. 3 în 2025 impun antreprenorilor o verificare atentă a activităților desfășurate și, dacă este necesar, actualizarea codurilor pentru a evita sancțiuni sau restricții. Printr-o selecție corectă și strategică a codurilor CAEN, firmele își pot optimiza operațiunile și pot profita de noile reglementări pentru a-și dezvolta afacerea în mod sustenabil.

Înființarea unui SRL poate fi simplă și fără bătăi de cap. Cu Bono, nu plătești nimic pentru procesul de înființare, doar taxele Registrului Comerțului (aprox. 135 lei).

Ne ocupăm noi de tot – de la documente și rezervarea denumirii până la depunerea actelor. În plus, îți oferim gratuit găzduirea sediului social pentru primul an și redactarea actului constitutiv.

Fără costuri ascunse, fără obligația unui abonament. Iar dacă îți place de noi, poate ne revedem și pentru contabilitate.